Het plannen van een gemeentehuisbijeenkomst over een gezondheidsprobleem is in principe niet anders dan het plannen van een gemeentehuis over een ander onderwerp, behalve wat betreft de samenstelling van het publiek en de soorten panelleden die het evenement zullen spreken. Desalniettemin komt er veel kijken bij het succesvol plannen van een gemeentehuisvergadering van welke aard dan ook. Je zult hard moeten werken, belangrijke belanghebbenden moeten werven en ervoor moeten zorgen dat je jezelf voldoende aanlooptijd hebt gegeven om de aandacht van de pers en de gemeenschap te trekken.
Stappen
Deel 1 van 3: De basis leggen
Stap 1. Vorm een planningscommissie
Het idee achter een planningscommissie is kracht in aantallen. Er zijn maar weinig problemen met betrekking tot de gezondheidszorg die niet van belang zijn voor meer dan één organisatie. U moet andere organisaties binnen de gemeenschap identificeren die zich bezighouden met uw probleem, belangrijke leden overtuigen van de voordelen van een gemeentehuis en hen rekruteren voor uw planningscommissie.
- Als uw probleem bijvoorbeeld voeding voor kinderen was, kunnen sommige gemeenschapsorganisaties die zich met dat probleem bezighouden, scholen, kinderartsen, voedselbanken, kerken, boeren en kinderdagverblijven zijn.
- Zelfpromotie kan een uiterst overtuigende motivator zijn. Benader doelorganisaties vanuit een gezichtspunt en leg uit hoe deelname aan het gemeentehuis hen specifiek kan helpen.
Stap 2. Lokaliseer de problemen
Het is veel gemakkelijker om je zorgen te maken over een probleem dat je rechtstreeks aangaat. Om het onderwerp van uw gemeentehuis directer en aantrekkelijker te maken, moet u de lokale impact van het probleem benadrukken in plaats van de nationale of wereldwijde impact.
- Als uw stad of staat bijvoorbeeld veel hiv-infecties heeft of zwaarlijvig is, moet u de nadruk leggen op de problemen die uw plaats als gevolg daarvan zal ondervinden in plaats van op de problemen die voortvloeien uit de hiv-diagnose of obesitas in het algemeen.
- Je zou dus kunnen zeggen: "De stad Philadelphia zal de komende 15 jaar 3,5 miljard dollar meer aan zorgkosten moeten betalen vanwege ons hoge percentage zwaarlijvigheid", in plaats van "Obesitas leidt tot hogere zorgkosten."
Stap 3. Identificeer de doelstellingen
De doelstellingen van uw vergadering bepalen het formaat, wie u uitnodigt en hoe u het gaat promoten. De term "stadhuis" betekent alleen een soort vergadering waar open vraag en antwoord van het publiek het grootste deel van de vergadering uitmaken.
De doelstellingen van uw bijeenkomst kunnen informatief zijn, pleiten voor een bepaalde functie of feedback geven aan politieke kandidaten. Hoewel vergaderingen met politieke kandidaten en belangenbehartigers waarschijnlijk de meeste aandacht trekken, zijn ze niet noodzakelijk het beste voor uw probleem. Als de publieke opinie bijvoorbeeld in strijd is met de beleidsdoelstellingen van uw organisatie, kan een informatieve bijeenkomst een betere strategie zijn om de meningen aan uw behoeften aan te passen
Stap 4. Kies een formaat
Het traditionele formaat van een stadhuis is voor een panel van drie tot vijf sprekers plus een moderator om korte introducties te geven over hun achtergronden en posities. Vervolgens stelt een moderator vragen aan het publiek. Hoewel het publiek vragen kan stellen aan een bepaald panellid, moet de moderator optreden als een facilitator, en als ze denken dat het programma vooruitgaat door diezelfde vraag aan meerdere panelleden te stellen, moeten ze dat ook doen. Andere formaten kunnen zijn:
- Een puur vraag- en antwoordformaat. Dit kan goed zijn voor een kandidatenforum.
- Een anoniem vraagformaat, waarbij vragen vooraf worden ingediend en de moderator kiest welke vragen aan het panel worden voorgelegd. Dit formaat kan goed zijn voor controversiële onderwerpen.
Deel 2 van 3: De vergadering samentrekken
Stap 1. Kies een locatie, datum en tijd
De locatie van de bijeenkomst moet op een centrale, neutrale, voor gehandicapten toegankelijke locatie zijn. Kerken, bibliotheken, overheidsgebouwen en buurthuizen zijn allemaal goede keuzes. Zorg ervoor dat het niet in strijd is met een ander populair community-evenement en organiseer het op een tijdstip waarop veel mensen aanwezig kunnen zijn - in het weekend, of 's avonds als doordeweeks.
- Een goede vuistregel is om altijd een locatie te kiezen die iets te klein is. Een drukke locatie wekt de indruk van activiteit en populariteit, wat altijd beter is dan het alternatief.
- Maak het evenement gratis of tegen een kleine vergoeding, maar moedig de aanwezigen aan om te reageren: een Facebook-pagina, een e-mailadres of een telefoonnummer om te bellen zijn gemakkelijke, goedkope manieren om dit te doen. Ga ervan uit dat tweederde van de "misschien" niet komt opdagen.
- Zorg ervoor dat je een alternatieve vergaderlocatie hebt voor het geval je geplande locatie niet doorgaat.
Stap 2. Nodig panelleden uit
De panelleden zijn een van de belangrijkste factoren die bijdragen aan het succes of falen van een gemeentehuis. Hoewel het het beste is om notabelen op je paneel te hebben, is dat niet altijd een optie. Het beste is om panelleden te hebben die opmerkelijke organisaties en/of panelleden met opmerkelijke achtergronden vertegenwoordigen - het geeft het evenement meer geloofwaardigheid.
- Kijk naar gekozen functionarissen, academici, kerk- en gemeenschapsleiders en behandelaars.
- Dit is een ander gebied waar een diverse planningscommissie van pas kan komen. Hoe verder de banden van de leden van de planningsgemeenschap reiken, hoe groter de kans dat u een divers en boeiend panel van experts kunt aanboren.
- Negeer de persoonlijkheidsfactor niet wanneer u panelleden uitnodigt. De panelleden moeten geloofwaardig genoeg zijn om mensen naar het gemeentehuis te krijgen, maar ze moeten opwindend genoeg zijn dat mensen lang nadat het voorbij is over je gemeentehuis praten.
Stap 3. Rekruteer een moderator
Moderatoren zijn een andere belangrijke factor in het succes van een gemeentehuis. De moderator moet het respect van de panelleden en het publiek hebben, samen met het temperament om spanningen te verminderen en de discussie te versnellen.
Denk aan een moderator als een MC - ze moeten charismatisch zijn, maar niet zo charismatisch dat ze de panelleden overschaduwen of de discussie domineren. Leden van de media, gepensioneerde rechters en advocaten en geestelijken kunnen goede kandidaten zijn
Stap 4. Brief de panelleden
Zorg ervoor dat uw panelleden op de hoogte zijn van de indeling van het gemeentehuis, de andere panelleden, de verwachte opkomst en de onderwerpen op de agenda. Bereid ze voor om daarna met de media te praten, zolang ze bereid zijn.
Het is een goed idee om uw panelleden vijfenveertig minuten tot een uur van tevoren te laten arriveren, zodat u het formaat en de onderwerpen nog een laatste keer kunt doornemen
Stap 5. Stel een staf samen
Bepaalde belangrijke medewerkers zullen nodig zijn om ervoor te zorgen dat de vergadering soepel verloopt. Je zou iemand moeten hebben om met de media te praten, de gasten te laten plaatsnemen en materialen zoals vergaderagenda's uit te delen aan de panelleden en de gasten.
Allemaal mooie banen voor vrijwilligers
Stap 6. Bereid vooraf materialen voor
Ongeacht de grootte van uw vergadering, u hebt wat gedrukt materiaal nodig om uit te delen aan gasten, pers en panelleden. Het type vergadering dat u organiseert, bepaalt de specifieke soorten materialen. Bijvoorbeeld:
- Als u een informatiebijeenkomst houdt, is het een goed idee om strooibiljetten of brochures af te drukken die betrekking hebben op een deel van de informatie die u in het gemeentehuis zult behandelen. Als uw probleem bijvoorbeeld hiv in uw gemeenschap is, druk dan een strooibiljet af met enkele belangrijke statistieken over de impact van hiv ter plaatse.
- Een gemeentehuis met politieke kandidaten of functionarissen kan informatie bevatten over de posities en partijen van de kandidaten of functionarissen met betrekking tot uw gezondheidsprobleem.
Deel 3 van 3: Voorbereiding op de vergadering
Stap 1. Zorg ervoor dat de media verschijnen
De pers is cruciaal voor een succesvol gemeentehuis. Of het gemeentehuis nu gericht is op belangenbehartiging, verspreiding van informatie of een politiek forum, zijn bekendheid zal het succes van die doelen en uw vermogen om in de toekomst gemeentehuizen samen te stellen, beïnvloeden.
- U moet persberichten schrijven, de verslaggevers identificeren die verhalen over gezondheid, gemeenschapsaangelegenheden of politiek behandelen, en hen op gezette tijden bereiken.
- Een persbericht is een eenvoudig document dat naar mediaorganisaties wordt gestuurd waarin een evenement wordt uitgelegd en waarom het opmerkelijk is. Persberichten zijn doorgaans minder dan een pagina lang.
- Nieuws gaat over actuele gebeurtenissen, dus je moet ervoor zorgen dat je verslaggevers benadrukt waarom het stadhuis een evenement is om nu en niet later te verslaan. Obesitas is bijvoorbeeld altijd een probleem, maar het komt pas in het nieuws als er een onderzoek wordt gepubliceerd dat beweert een andere reden aan te tonen waarom het slecht is.
Stap 2. Neem contact op met gelijkgestemde organisaties
Leden van uw planningscommissie, panelleden en leden van gerelateerde organisaties die geen direct onderdeel zijn van het gemeentehuis, moeten allemaal worden gecultiveerd om het evenement bekend te maken.
Vergeet niet om middelen te gebruiken zoals universiteitscampussen, ziekenhuizen en overheidsinstanties. Hang flyers op waarin het evenement bekend wordt gemaakt op die locaties. Ze kunnen een geweldige manier zijn om de opkomst te vergroten
Stap 3. Druk op sociale media
Vergeet het uitgebreide netwerk van probleemgroepen op Facebook en andere sociale media niet. Neem niet alleen contact op met fysieke organisaties met mensen op de loonlijst. Post op Facebook-groepen, blogs en message boards van geïnteresseerde en gerelateerde organisaties.
Zorg ervoor dat uw panelleden en leden het evenement ook promoten op Twitter, Facebook en Instagram
Stap 4. Stel de perspakketten samen
Een perspakket onderscheidt zich van een persbericht doordat het een pakket materiaal is dat op de dag van een evenement aan journalisten wordt gegeven in plaats van een aansporing om verslag uit te brengen over een evenement. Het moet omvatten:
- Het persbericht.
- Biografieën van de panelleden en sprekers.
- Informatie over het onderwerp, inclusief relevante onderzoeken, statistieken en persoonlijke verhalen van getroffen personen.
Stap 5. Verwacht het onverwachte
Soms komen panelleden niet opdagen. Soms overstromen demonstranten de zaal. Een sneeuwstorm kan vanuit het niets het gebied binnendringen. Als evenementenplanner moet je voor deze onvoorziene omstandigheden plannen door alternatieve sprekers te boeken of alternatieve datums te plannen.
- Als uw gemeentehuis wordt overspoeld door demonstranten, kan een wijziging van het formaat gepast zijn. Als het oorspronkelijke formaat open vraag en antwoord is, krijgt u in plaats daarvan vooraf vragen. Als de demonstranten buiten zijn, nodig ze dan uit en verander het formaat om het indienen van vragen vooruit te helpen.
- Zet alternatieve sprekers van uw organisatie of deelnemende organisaties op een rij voor het geval een geplande spreker niet komt opdagen. Als het gemeentehuis een forum is tussen politieke kandidaten, benadruk het dan meedogenloos aan de media - waardoor ze zouden wensen dat ze waren komen opdagen.
