Veranderingen in procedures op de werkplek leveren over het algemeen positieve resultaten op, waardoor het bedrijf tijd en geld bespaart of een positievere werkomgeving wordt bevorderd. Verandering is opwindend voor degenen die zich er gemakkelijk aan aanpassen, maar voor sommige werknemers kan verandering onbekend, verontrustend of zelfs beangstigend zijn. Ze vinden het misschien moeilijk om het onbekende te accepteren, wat stress veroorzaakt, of ze kunnen zich zorgen maken over het zich houden aan het nieuwe beleid. Als leider op de werkvloer is het jouw taak om ervoor te zorgen dat elke overgang zo soepel mogelijk verloopt. Door te leren hoe u nieuwe procedures op de werkplek kunt introduceren en implementeren, kunnen uw werknemers effectief overgaan op de veranderingen, terwijl ze een hoog moreel op de werkplek behouden.
Stappen
Deel 1 van 3: Procedurele wijzigingen ontwerpen
Stap 1. Wees je bewust van de kosten
Als u de komende jaren een procedurele wijziging doorvoert om geld te besparen, lijkt dat misschien een duidelijke keuze. Maar als die verandering een kostbare installatie van nieuwe apparatuur, aanzienlijke herscholing van personeel of het inhuren van nieuwe medewerkers voor nieuwe functies vereist, moet u wellicht de kosten vergelijken om te zien of deze opwegen tegen de besparingen en voordelen op de lange termijn. Praat met een accountant over de relatieve kosten versus besparingen op de lange termijn om te bepalen of uw bedrijf het zich kan veroorloven om die wijzigingen door te voeren, of probeer een eenvoudige kosten-batenanalyse uit te voeren.
- Een kosten-batenanalyse vergelijkt de verwachte kosten met de verwachte voordelen om het beste, meest kostenefficiënte plan te bepalen.
- Om een eenvoudige kosten-batenanalyse uit te voeren, verdeelt u een vel papier in twee kolommen. Zet de baten in de ene kolom en de kosten in de andere kolom. Vergelijk de twee lijsten om te zien welke actie het meest voordelig en kostenefficiënt is.
Stap 2. Maak het gemakkelijk om te introduceren
Zelfs als de procedurele wijzigingen die u doorvoert de manier waarop uw bedrijf werkt radicaal zullen veranderen, is het belangrijk om deze wijzigingen gemakkelijk te introduceren en te implementeren. Probeer, indien mogelijk, de nieuwe wijzigingen in fasen of fasen door te voeren. Zo kunnen uw medewerkers zich gemakkelijker aanpassen en aanpassen aan de nieuwe procedures.
Voer indien mogelijk veranderingen zo door dat medewerkers zich stap voor stap kunnen aanpassen. Probeer de nieuwe procedurele veranderingen te spreiden over meerdere weken of zelfs maanden om een optimale aanpassing mogelijk te maken
Stap 3. Meet het succes ervan
Aanzienlijke procedurele wijzigingen moeten met een reden worden aangebracht. Als je eenmaal hebt vastgesteld waarom je die wijzigingen aanbrengt, is het belangrijk om een manier te vinden om het relatieve succes van de wijzigingen te meten. Als de wijzigingen kosten moeten besparen, zorg dan voor een kostenvergelijking om na enkele maanden te evalueren hoe effectief de wijzigingen zijn geweest. Als de wijzigingen de klanttevredenheid moeten verbeteren, vul dan enquêtes in en houd het aantal terugkerende klanten in de gaten dat tevreden is met de wijzigingen die u heeft aangebracht.
Overweeg het gebruik van een gratis of goedkope financiële tool om het succes van uw bedrijf voor en na de implementatie van de wijzigingen te volgen. Je kunt online gratis tools vinden, zoals inDinero of Corelytics, of je abonneren op een meer diepgaande maandelijkse service van diezelfde providers
Stap 4. Zorg voor een ontsnappingsplan
Het is duidelijk dat uw hoop met de nieuwe procedurele veranderingen is dat het de zaken op de werkplek zal verbeteren. Maar wat doe je als het tegenovergestelde gebeurt? Elk goed plan voor procedurele wijzigingen zou een back-upplan moeten hebben of, als al het andere faalt, een ontsnappingsplan om de wijzigingen helemaal af te schaffen.
- Bepaal of u standaard teruggaat naar de oude procedures in het geval dat de nieuwe wijzigingen mislukken, of dat u een back-upplan implementeert. Als u een back-upplan kiest, zorg dan voor concrete plannen voor het geval dat.
- Misschien wilt u uw medewerkers niet vertellen dat u een back-upplan heeft of dat u teruggaat naar de oude procedures. Als u hen deze dingen vertelt, kunt u als leider zwak of ineffectief lijken, en het kan de weerstand van werknemers tegen de veranderingen vergroten als ze weten dat voldoende vocale tegenstand de dingen terug zal brengen naar hoe ze waren.
Deel 2 van 3: Vertrouwen en controle behouden
Stap 1. Breng uw visie over
Als u denkt dat de procedurele wijzigingen die u aanbrengt het bedrijf en/of de werkplek zullen verbeteren, communiceer dit dan. Laat uw medewerkers weten hoe u zich het bedrijf over een jaar voorstelt, en leg de strategieën (inclusief deze procedurele veranderingen) uit die u zullen helpen het bedrijf te krijgen waar u denkt dat het moet zijn.
- Deel uw visie met uw medewerkers. Wees duidelijk en beknopt in het beschrijven van wat u voor uw bedrijf wilt.
- Begrijp uw medewerkers.
- Geef uw werknemers meer mogelijkheden door hen hun mening, zorgen en algemene feedback te geven over de wijzigingen die u voorstelt. Verlies echter niet de organisatiestructuur van uw bedrijf.
- Bepaal of het het beste is om uw visie te communiceren en veranderingen persoonlijk of via e-mail aan te kondigen. Spoedeisende zaken kunnen het beste persoonlijk worden afgeleverd en geschreven/gemailde berichten kunnen gemakkelijk worden genegeerd.
DESKUNDIGE TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant
Help prepare the workforce ahead of time
Leading up to a procedural change in the workplace, share information about why that change is occurring, if you can. That will help reduce some of the anxiety that can occur around change.
Stap 2. Verkoop het wisselgeld
Welke procedurele veranderingen u ook probeert door te voeren op de werkplek, het is misschien niet voldoende om uw werknemers gewoon te vertellen: "Zo zal het voortaan zijn." Als leider is het jouw rol om leiding te geven, en dat betekent dat je je medewerkers voor de volle 100% achter je laat staan. Zodra u de wijzigingen heeft aangekondigd, verkoopt u ze aan uw medewerkers. Help hen te begrijpen waarom die veranderingen goed zijn voor het bedrijf en uiteindelijk ook voor de werknemers.
- Laat uw werknemers weten wat uw (of de onderneming) motivatie is om deze veranderingen door te voeren. Als de wijzigingen geld besparen, zeg dat dan. Als ze een betere werkomgeving creëren, laat het dan aan iedereen weten. Wat de motivatie ook is, maak duidelijk dat de voordelen van deze veranderingen opwegen tegen de kosten en implementatieproblemen.
- Leg uit waarom de oude manier van doen ongepast of ineffectief was. Een duidelijk contrast kan het voor werknemers gemakkelijker maken om te begrijpen waarom die verandering nodig was.
Stap 3. Verwijder eventuele onzekerheid
Een van de grootste redenen waarom werknemers zich tegen verandering verzetten, is de angst die ze voelen voor het onbekende. Als er enige onzekerheid bestaat over hoe de dagelijkse bedrijfsvoering zal verlopen, of over de zeer specifieke rollen die u en uw medewerkers bij deze veranderingen zullen spelen, moet u die onzekerheden wegnemen. U kunt dit doen door te anticiperen op vragen, twijfels en angsten die uw medewerkers kunnen hebben en deze te verlichten voordat ze naar voren komen.
- Wees nauwgezet in uw planning van hoe het bedrijf zal werken en welke (indien van toepassing) veranderingen zullen optreden in de rollen van uw werknemers. Laat hen weten dat hun rollen niet zullen veranderen, of dat hun rollen op enigerlei wijze zullen worden beïnvloed, wees daar dan vanaf het begin duidelijk over.
- Probeer procedurele veranderingen zo in te kaderen dat werknemers die veranderingen zullen zien als een verbetering van hoe ze werken. Als u de twijfel rond vage procedurele aankondigingen wegneemt en die veranderingen herformuleert als een manier om een betere werkomgeving of een vlottere werkvolgorde te creëren, zullen uw werknemers waarschijnlijk meer aan boord zijn.
DESKUNDIGE TIP
Lily Zheng, MA
Diversity, Equity & Inclusion Consultant Lily Zheng is a Diversity, Equity, and Inclusion Consultant and Executive Coach who works with organizations around the world to build more inclusive and innovative workplaces for all. Lily is the author of Gender Ambiguity in the Workplace: Transgender and Gender-Diverse Discrimination (2018) and The Ethical Sellout: Maintaining Your Integrity in the Age of Compromise (2019). Lily earned her MA in Sociology from Stanford University.
Lily Zheng, MA Adviseur diversiteit, gelijkheid en inclusie
Onze expert is het ermee eens:
Als procedurele wijzigingen worden doorgevoerd en nieuwe regels of richtlijnen worden ingevoerd, moet u duidelijk zijn over welke aspecten van de wijziging niet-onderhandelbaar zijn en welke flexibiliteit erin is ingebouwd. Je zou bijvoorbeeld kunnen zeggen,"
Stap 4. Time het goed
Sommige bedrijfsexperts geven aan dat de timing van een procedurele aankondiging de grootste factor kan zijn om werknemers aan boord te krijgen. Er is geen duidelijke regel over wanneer de timing goed is, aangezien elke situatie en werkplek anders is, maar als u zich bewust bent van de invloed van de veranderingen op uw werknemers, kunt u de aankondiging en implementatie misschien wat beter timen.
- Als de nieuwe procedures aanvullende training vereisen, probeer dan de implementatie van die procedures zo te plannen dat uw medewerkers voldoende tijd hebben om zich voor te bereiden. Kondig bijvoorbeeld geen nieuwe procedures op een vrijdag aan als ze de volgende maandag van kracht worden. Dat kan betekenen dat werknemers in het weekend moeten komen voor training of moeten klauteren om dingen uit te zoeken op de dag dat de veranderingen live gaan.
- Maak indien mogelijk procedurele wijzigingen een paar weken voordat deze plaatsvinden bekend. Dit geeft iedereen de kans om de nieuwe procedures te lezen, te begrijpen hoe ze verschillen van de oude en te leren hoe ze de nodige wijzigingen kunnen aanbrengen.
Deel 3 van 3: Wijzigingen doorvoeren
Stap 1. Verlies de identiteit van uw bedrijf niet
Procedurele veranderingen zijn meestal goed, maar ze moeten niet zo ingrijpend zijn dat uw medewerkers het bedrijf niet meer herkennen - in ieder geval niet van de ene op de andere dag. Onthoud dat veel van uw medewerkers niet alleen vertrouwd zijn met het vertrouwde, maar ook loyaal en toegewijd kunnen zijn aan het bedrijf vanwege zijn imago/identiteit of zijn oorspronkelijke missie. Het is prima om die aspecten te verschuiven via een langetermijnplan, maar radicale veranderingen in een korte tijdspanne kunnen uw meest loyale werknemers vervreemden of alarmeren.
Stap 2. Zoek input
De mate van tevredenheid van uw medewerkers is een van de beste graadmeters voor de effectiviteit van de veranderingen. Sommige werknemers zullen natuurlijk weerstand bieden aan verandering, wat er ook gebeurt, maar andere werknemers kunnen de algemene richting waarderen, terwijl ze bedenkingen hebben over de manier waarop die veranderingen daadwerkelijk worden geïmplementeerd.
- Een gemakkelijke manier om de tevredenheid van medewerkers te waarborgen en eventuele toekomstige wijzigingen te meten, is door medewerkers om feedback over de wijzigingen te vragen. Laat hen weten dat, hoewel u er misschien niet voor openstaat om de wijzigingen ongedaan te maken, u wel waarde hecht aan de inbreng en samenwerking van medewerkers als het gaat om de manier waarop die wijzigingen worden geïmplementeerd.
- Overweeg om een taskforce of commissie op te richten om feedback te vragen over hoe de veranderingen worden doorgevoerd en om input te krijgen over hoe de veranderingen succesvoller kunnen worden geïmplementeerd.
Stap 3. Beloon de prestaties van medewerkers
Een manier om werknemers aan boord te krijgen met nieuwe procedurele wijzigingen, is door kortetermijndoelen voor uw werknemers te genereren en degenen te belonen die deze doelen bereiken. Het lijkt misschien een onbeduidende stap, maar het kan helpen om draagvlak voor de veranderingen op te bouwen en een sterk verlangen te wekken om die veranderingen door te voeren.
Tips
- Haal uw medewerkers zo vroeg mogelijk aan boord en betrek ze bij wijzigingen in procedures.
- Probeer bij het plannings- of implementatiegedeelte van dit proces hulp te zoeken bij medewerkers.
- Stimuleer flexibiliteit op de werkvloer. Hoe beter uw medewerkers zich aanpassen aan veranderingen, hoe gemakkelijker dit proces voor iedereen zal zijn.
