Een dagplanner maakt het veel gemakkelijker voor u om belangrijke afspraken, taken, leuke activiteiten en deadlines te onthouden. Het kan echter erg moeilijk zijn om de gewoonte aan te nemen om een dagplanner te gebruiken, bij te werken en mee te nemen. Gelukkig zijn er enkele trucs die het gemakkelijker maken om je dagplanner op een naadloze en efficiënte manier in je dagelijkse leven te integreren.
Stappen
Deel 1 van 2: De juiste materialen hebben
Stap 1. Bedenk waar je een dagplanner voor zou gebruiken
Er zijn veel verschillende soorten dagplanners, geschikt voor verschillende taken en persoonlijkheden. Sommige dagplanners zijn heel eenvoudig gelinieerde notitieboekjes; andere dagplanners hebben verschillende secties voor verschillende soorten taken. Neem even de tijd om na te denken over waarom u een dagplanner wilt gebruiken en waarvoor u deze wilt gebruiken. Het is erg belangrijk om over deze vragen na te denken, omdat de kans groter is dat u uw dagplanner gebruikt als het uw enige planningshulpmiddel wordt: het bijhouden van meer dan één dagplanner tegelijk zal verwarrend zijn en het doel teniet doen. Vraag jezelf:
- Heb ik een sectie voor telefoonnummers nodig?
- Zal ik het voornamelijk gebruiken om afspraken te onthouden?
- Wil ik een dagplanner die langer dan een jaar meegaat?
- Wil ik dat mijn dagplanner een ander organisatiehulpmiddel (zoals mijn takenlijsten) vervangt?
- Wil ik een eenvoudig, gewoon notitieboek of een met veel verschillende functies en secties?
- Zou ik liever een dagplanner hebben die klein genoeg is om in een broekzak te passen of een die groot genoeg is om aantekeningen van mijn vergaderingen te verwerken?
- Wil ik een dagplanner die meer ruimte biedt voor doordeweekse dagen, of heb ik mijn dagplanner vooral nodig voor weekendactiviteiten?
Stap 2. Koop een planner die bij je past
Dagplanners kunnen worden gekocht bij verschillende winkels, zoals winkels voor kantoorbenodigdheden, kantoorboekhandels, kalenderwinkels en online. Ze kunnen overal kosten van slechts een paar dollar tot meer dan $ 50. Hoewel de esthetiek van uw dagplanner belangrijk is, moet u eerst en vooral aandacht besteden aan de lay-out en secties van de dagplanner. Zorg ervoor dat de dagplanner die u koopt, is georganiseerd op een manier die u prettig vindt en die logisch is gezien uw levensstijl en verantwoordelijkheden.
Stap 3. Overweeg de esthetiek van uw dagplanner
Hoewel functie het allerbelangrijkste is, zult u eerder geneigd zijn om een dagplanner te gebruiken die u aantrekkelijk en prettig voor het oog vindt. Sommige dagplanners zijn heel eenvoudig, met alleen een effen zwart lederen omslag. Anderen zijn helder en grillig, met veel ontwerpen en uitgebreide patronen. Elke esthetiek is prima, zolang het maar overeenkomt met het professionele decorum op uw werkplek.
Besteed aandacht aan de esthetiek van zowel de binnenkant van de planner als de buitenkant. Sommige mensen geven bijvoorbeeld de voorkeur aan niet-gelijnde pagina's boven gelinieerde pagina's. Sommige mensen houden van symmetrie; anderen houden misschien van meer dynamische lay-outs. Misschien geeft u ook de voorkeur aan bepaalde lettertypen boven andere. Zorg ervoor dat u uw dagplanner prettig vindt om naar te kijken - van binnen en van buiten - om uw dagelijks gebruik ervan verder te stimuleren
Stap 4. Zorg voor een voorraad pennen en potloden
Je dagplanner heeft weinig zin als je er niets in kunt opschrijven. Zorg ervoor dat u veel geslepen potloden en werkpennen bewaart op plaatsen waar u uw dagplanner waarschijnlijk zult gebruiken. Waaronder:
- Uw aktetas of werktas
- Jouw handtas
- Jouw bureau
- Jouw bureau thuis
- Dicht bij uw vaste telefoons
- Als u iemand bent die voortdurend pennen en potloden verliest, overweeg dan om een noodpotlood in uw dagplanner zelf op te bergen. Sommige dagplanners hebben zelfs een klein beetje opbergruimte die je zou kunnen gebruiken voor een reservepotlood.
Deel 2 van 2: Uw dagplanner effectief gebruiken
Stap 1. Besluit om elke dag een dagplanner te gebruiken
Mensen die een solide toezegging doen, zijn eerder in staat om die toezeggingen na te komen. Gewoonten zijn erg moeilijk te veranderen, maar door tegen jezelf te zeggen dat je vastbesloten bent om één klein ding anders te doen, kun je een nieuwe gewoonte ontwikkelen.
Onthoud dat de kans groter is dat er goede gewoonten ontstaan wanneer u zich op slechts één tegelijk concentreert, dus overlaad uzelf niet met nieuwe tijdmanagementgewoonten. Richt u voorlopig uitsluitend op het bijhouden van uw dagplanner
Stap 2. Praat met een vriend of vriendin over je wens om een dagplanner te gebruiken
Mensen zullen eerder vasthouden aan nieuwe gewoonten als hun gemeenschap zich bewust is van hun oplossing en hen kan ondersteunen. Praat met een vriend of collega over je nieuwe resolutie. Misschien wil je vriend ook met deze nieuwe en nuttige gewoonte beginnen. U kunt elkaar eraan herinneren om deze indien nodig bij te werken.
Stap 3. Bewaar je dagplanner elke dag op dezelfde plek op het werk en thuis
Gebruik je dagplanner als je enige agenda: als je twee dagplanners tegelijk gebruikt, verlies je snel je verantwoordelijkheden uit het oog. Dit kan echter lastig zijn, omdat u op het werk en thuis items in uw dagplanner moet invoeren. Om ervoor te zorgen dat je je dagplanner altijd bij je hebt, kies je één opbergplek voor je werk en een opbergplek voor thuis. Plaats uw dagplanner nooit ergens anders: consistentie is de sleutel tot het ontwikkelen van deze gewoonte.
- Leuke plekken om je dagplanner thuis op te bergen zijn onder meer een tafel naast je vaste telefoon, je werktas of aktetas, of naast je mobiele telefoon en autosleutels.
- Geweldige plekken om uw dagplanner op het werk op te bergen, zijn onder meer op uw bureau, de centrale lade van uw bureau, naast uw werktelefoon of in uw koffer.
Stap 4. Schrijf herinneringsnotities om er een gewoonte van te maken om uw planner mee te nemen van en naar het werk
Wanneer u voor het eerst gewend bent aan het gebruik van uw dagplanner, vergeet u deze waarschijnlijk mee te nemen naar uw werk of naar huis. Om dit te voorkomen, schrijft u voor uzelf herinneringsnotities op prominente plaatsen op het werk en thuis. Studies tonen aan dat een post-it herinnering een van de meest effectieve manieren is om bepaald gedrag aan te moedigen. Gebruik deze methode op jezelf door post-its achter te laten met de vraag "Heb je je dagplanner onthouden?" op plaatsen die u zeker zult zien. Waaronder:
- Jouw laptop
- Boven op je bureau
- Naast je telefoon
- Aan je deur
- Op je keukentafel
- Op de badkamerspiegel
- U kunt deze notities verwijderen nadat u de gewoonte heeft ontwikkeld om uw dagplanner mee te nemen naar uw werk en naar huis.
Stap 5. Zet informatie over in je planner
Wanneer u voor het eerst een planner aanschaft, moet u veel informatie invoeren. U zult waarschijnlijk eerder geplande afspraken, lopende werktaken en willekeurige stukjes informatie rondzweven. Neem een uur of twee om al deze verspreide informatie in uw dagplanner te consolideren. Zo kunt u oefenen met het correct invoeren van informatie. Het stelt je ook in staat om je tijd effectiever te plannen. Dingen die u in uw planner moet invoeren, zijn onder meer:
- Belangrijke contactgegevens voor uw familie, vrienden, collega's en klanten
- Werkvergaderingen
- Jouw lesrooster
- Deadlines voor werk- of schoolprojecten
- Ploegenwisselingen (als je een baan hebt zonder een consistent schema)
- Medische en tandheelkundige afspraken
- De verjaardagen van je dierbaren
- Speciale werkevenementen
- Speciale persoonlijke evenementen
- Belangrijke data voor je hobby's of buitenschoolse activiteiten (bijvoorbeeld de data van je toneelrepetitie of je zumba-les)
Stap 6. Raadpleeg elke ochtend je dagplanner
Voordat u elke ochtend naar uw werk gaat, onderzoekt u uw dagplanner voor aanstaande afspraken, vergaderingen en verantwoordelijkheden. Neem even de tijd om te overwegen of er taken zijn die u aan uw planning moet toevoegen of taken die u zou kunnen schrappen of opnieuw plannen. Gebruik deze tijd om uw dag te plannen, zodat u uw tijd verstandig kunt beheren zodra u op het werk aankomt.
Stap 7. Raadpleeg elke middag je dagplanner
Raadpleeg je dagplanner voordat je je werkdag verlaat. Zorg ervoor dat je alles hebt bereikt wat je van plan was voor de dag te doen. Overweeg of er voor de komende week nieuwe items in je dagplanner moeten worden ingevoerd. Werk uw dagplanner altijd bij voordat u het werk verlaat om ervoor te zorgen dat u uw werkverantwoordelijkheden bijhoudt.
Stap 8. Gebruik positieve bekrachtiging om jezelf gemotiveerd te houden
Zie je dagplanner als een positief item in je leven, niet als een belemmering of een verveling. Gebruik je planner als een manier om jezelf te belonen voor het volbrengen van taken. Binnenkort zul je ernaar streven om taken af te ronden, gewoon voor het plezier om een item van je to-do-lijst af te strepen. Om jezelf positief te versterken, moet je:
- Streep alle prestaties en afspraken door als je ze afmaakt. Als je je down voelt, kijk dan eens naar alles wat je hebt afgestreept en voel je trots op alles wat je hebt gedaan.
- Geef jezelf een beloning voor het volbrengen van een bepaald aantal taken. Gun jezelf een kleine traktatie voor elke 5 items die je van je dagplanner afstreept. Trakteer uzelf bijvoorbeeld op een kopje koffie of een korte wandeling als u uw gewenste doel hebt bereikt. Dit zal u motiveren om uw dagplanner op de juiste manier te gebruiken en uw taken uit te voeren.
- Doe iets leuks als je je dagplanner raadpleegt. Probeer uw tijd om uw dagplanner te raadplegen niet als een karwei te beschouwen. Zie het in plaats daarvan als een belangrijke productiviteitstool. Om je dagplanner te associëren met positieve gevoelens in plaats van negatieve, doe dan elke ochtend en middag iets leuks als je naar je planner kijkt. Drink een kop heerlijke koffie, drink een chocolaatje of luister naar je favoriete liedje. Je brein zal je planner al snel associëren met positieve gevoelens.
- Geef jezelf een speciale traktatie voor elke week dat je je dagplanner goed gebruikt. Terwijl je nog in de beginfase bent van het bijhouden van je dagplanner, moet je jezelf misschien wat extra motivatie geven om je dagplanner mee te nemen en deze elke dag bij te werken. Voor elke week dat je eraan denkt om je dagplanner mee te nemen en bij te werken, doe iets extra leuks voor jezelf: koop een ijsje, ga naar de film of drink een drankje met vrienden. Over een paar weken heb je de gewoonte om je dagplanner altijd te onthouden.
- Schrijf zowel positieve dingen in je dagplanner als je serieuzere verantwoordelijkheden. Door uw dagplanner te gebruiken om u te herinneren aan uw favoriete activiteiten (lunchen met een vriend) en aan uw niet-zo-favoriete activiteiten (naar de tandarts gaan), is de kans groter dat u vasthoudt aan uw nieuwe gewoonte.
Stap 9. Blijf uw dagplanner zo nodig bijwerken
Tijdens uw ochtend- en avondcontroles moet u al uw nieuwe takenlijsten, afspraken, vergaderingen en deadlines invoeren. U kunt uw dagplanner ook bijwerken als er nieuwe taken opduiken. Door uw dagplanner up-to-date te houden, kunt u uw tijd effectiever beheren en voorkomt u dat u zich te overweldigd voelt. Door een taak op te schrijven hoef je deze niet meer in je hoofd te houden, wat helpt om die vreselijke gevoelens van gezeur en twijfel te voorkomen.
Als je merkt dat je overbelast raakt, verplaats dan een aantal items naar een aparte categorie "achterstand" waar je in een rustig tempo doorheen kunt werken. Demotiveer jezelf niet door te staren naar taken die je op een normale werkdag nooit kunt volbrengen
Stap 10. Wees geduldig
Nieuwe gewoonten kunnen soms twee of meer maanden duren om volledig automatisch te worden. Totdat de gewoonte is ingesleten, kun je soms vergeetachtige momenten ervaren wanneer je je dagplanner thuis laat of vergeet een afspraak in te voeren. Wees geduldig en vergevingsgezind met jezelf. Onthoud dat gewoontes tijd nodig hebben om zich te vormen en dat af en toe een foutje geen invloed heeft op je vermogen om een nieuwe gewoonte aan te nemen.
Het kan handig zijn om een back-up plan te hebben voor de momenten dat je je dagplanner thuis bent vergeten. U kunt bijvoorbeeld nieuwe werkafspraken op post-it's invoeren en deze mee naar huis nemen om in te voeren. Voor extreem belangrijke evenementen en deadlines kunt u ook een online taakmanager gebruiken om u tijdige herinneringen te sturen: zo vergeet u geen belangrijke datum, zelfs als u uw planner vergeet
Tips
- Zie je dagplanner niet als een karwei, maar eerder als een voordeel. Met een dagplanner heeft u meer grip op uw leven en bespaart u op de lange termijn slechts enkele minuten tijd.
- De sleutel tot het ontwikkelen van een nieuwe gewoonte is consistentie, gecombineerd met positieve bekrachtiging. Houd je aan een routine, concentreer je op alle positieve dingen die de dagplanner in je leven brengt en beloon jezelf wanneer dat nodig is om je motivatie op peil te houden.
- Zorg ervoor dat de dagplanner van uw aankoop er een is die past bij uw smaak en uw schema. De dagplanner die u koopt, moet alle benodigde secties hebben om uw leven georganiseerd te houden.
