We weten allemaal dat het belangrijk is om georganiseerd te zijn op het werk, maar het is een voortdurende strijd voor veel mensen. Geloof het of niet, georganiseerd blijven is niet zo ontmoedigend als het lijkt. Een paar snelle oplossingen en een aantal doorlopende oplossingen maken het gemakkelijker dan je ooit had gedacht.
Stappen
Methode 1 van 4: Uw ruimte en tijd beheren
Stap 1. Bewaak uw activiteiten
Besteed een paar dagen aan het bijhouden van een dagboek of logboek van uw dagelijkse activiteiten. Dit zal u helpen precies te zien wat u doet, wat u misschien niet eens beseft, en het zal u een eerste blik werpen op organisatorische en productiviteitskloven. Deze oefening moet ook worden gedaan met uw algemene doelen in gedachten. Via het activiteitenlogboek kunt u zien welke activiteiten tijdverspillers kunnen zijn en welke activiteiten uw doelen daadwerkelijk kunnen bevorderen.
Stap 2. Bepaal uw productiviteitstijden
Sommigen van ons zijn ochtendmensen, en sommigen van ons krimpen ineen bij het idee van ochtenden. Je hebt misschien al een idee van op welke momenten van de dag je het meest productief bent. Of u nu de voorkeur geeft aan de avonden, ochtenden, lunchtijd of net voor of na de spits, profiteer van deze tijden om uw productiviteit te maximaliseren.
Stap 3. Prioriteer uw taken
We weten allemaal dat sommige taken belangrijker zijn dan andere, maar we prioriteren ze niet altijd dienovereenkomstig. Ontwikkel dus een rankingsysteem door bijvoorbeeld belangrijke taken te markeren of te markeren en wees eerlijk en flexibel. Gebruik herinneringen, hetzij via een digitale kalender of via plaknotities op uw computer of bureau. Besteed meer van uw tijd en energie aan items met de hoogste prioriteit op uw lijst. Voorbeelden zijn tijdgevoelige taken, zoals dingen die voor het einde van de werkdag of morgen moeten worden afgewikkeld. U kunt ook prioriteit geven aan het reageren op klanten, bazen of iemand anders die de rekeningen betaalt. En als je niet zeker bent van de gevoeligheid of het belang van een taak, is het altijd goed om het te vragen.
Stap 4. Sla snelle taken meteen over
Niet alle taken hoeven te worden geprioriteerd en gepland voor een toekomstige voltooiingstijd. Sommige taken nemen bijna net zoveel tijd in beslag om te plannen of te plannen als ze te volbrengen. Als dat het geval is en je kunt die taken meteen uitvoeren, doe het dan vooral! Het onmiddellijk afhandelen van snelle taken helpt ook om uitstelgedrag te voorkomen.
Stap 5. Beheer rommel en werkmaterialen
Onze bureaus gaan gemakkelijk van rommelige naar tornado-sites, wat duidelijk de organisatie belemmert. Sommige mensen werken zelfs met een clean-desk-only-beleid. Hoewel dat niet absoluut noodzakelijk is, kunt u stappen ondernemen om uw werkruimte leeg te maken.
- Opruimen. Gooi je rommel in de vuilnisbak en archiveer je benodigde materialen systematisch. Ruim zoveel mogelijk rommel op: tijdens pauzes op de werkdag, pauzes of tussen taken door.
- Ruim direct na jezelf op. Op die manier staat het bovenaan je hoofd. Bovendien vermijd je de onvermijdelijke agitatie dat de huidige rommel onderdeel wordt van je toekomstige rommel.
- Houd de benodigde benodigdheden bij de hand. Niet alles om je heen is natuurlijk rommel. Als u gereedschap nodig heeft, bespaart u tijd en maakt u goed gebruik van uw kostbare ruimte.
Stap 6. Plan activiteiten en afspraken
Sommige mensen plannen alleen vergaderingen, maar geen activiteiten op hun takenlijst. Het plannen van de belangrijkste taken en afspraken kan nuttig zijn. U kunt uw dagen ook "opdelen" door bijvoorbeeld alleen op dinsdag en donderdag te vergaderen. Houd ook wat gaten in je schema voor creatieve tijd voor jezelf of om tegemoet te komen aan het onverwachte.
- Gebruik een organizer en kalender. Dit kunnen pen-en-papier organizers zijn, of het kunnen op software gebaseerde agenda's en persoonlijke assistent-apps zijn, zoals iCalendar of Google Now.
- Categoriseer uw activiteiten. Door activiteiten te categoriseren of kleurcodes te geven, kunt u snel visueel herinneren wat waar belangrijk is. Categorieën kunnen bijvoorbeeld correspondentie, projecten, evenementen, vergaderingen, brainstorms en zelfs pauzes of lichaamsbeweging en gymtijd omvatten.
- Stroomlijn uw technologie. Online organisatoren en e-mailplatforms zoals Outlook kunnen bijvoorbeeld uw takenlijsten, agenda's en adressen combineren. Dit verhoogt niet alleen uw efficiëntie, maar helpt ook uw denken te stroomlijnen.
- Delegeer waar mogelijk. In de waanzin van de werkdag vergeet je gemakkelijk dat je niet alles zelf hoeft te doen. Delegeer aan een assistent of, als je het erg druk hebt, vraag een collega om je een stevige hand te bieden en je te helpen met een bepaalde taak. Je kunt ze altijd later terugbetalen als het langzamer gaat.
Methode 2 van 4: E-mail systematisch aanpakken
Stap 1. Controleer e-mail op geplande tijden
We hoeven niet allemaal aan onze inbox vast te zitten, omdat veel berichten niet zo tijdgevoelig zijn als we misschien denken. Als u in een baan werkt waarvoor geen onmiddellijke e-mailopvolging vereist is, controleer dan uw e-mail op geplande tijden slechts ongeveer drie tot vier keer per dag.
Stap 2. E-mails archiveren
Gebruik archiefmappen en vlaggen in uw voordeel in plaats van berichten in uw inbox te laten opstapelen. Mappen en submappen in Outlook bijvoorbeeld, of de labels en meerdere inboxen van Gmail kunnen een troef zijn. Als u bijvoorbeeld een journalist bent, kunnen uw mappen Current Stories, Future Stories, Old Stories, Interviews & Sources en Pitches & Ideas heten.
Verwijderen en archiveren. Archiveer belangrijke, oude correspondentie en verwijder de rest. In het bovenstaande voorbeeld is "Oude verhalen" de archiefmap van de journalist. Zodra u begint met het verwijderen van oude e-mails, zult u verbaasd zijn hoeveel e-mails de prullenbak meer waard zijn dan de archiefkast. Sommige mensen zweren ook bij "inbox zero", wat betekent dat er geen ongelezen e-mails zijn (of geen e-mails in uw inbox, punt uit). Naast het gebruik van mappen en labels, kunt u inbox nul bereiken door uw archieffunctie te gebruiken, oude e-mails tijdens downtime te verwijderen en apps voor het opruimen van e-mail te gebruiken
Stap 3. Gebruik andere vormen van communicatie wanneer dit efficiënter is
Soms kan een snel telefoontje het werk doen van 10 heen en weer e-mails. Zo ja, bel dan! Als je weet dat een e-mailuitwisseling een discussie verdient of veel heen en weer gaat, is het soms beter om te bellen. Vaak krijg je meer details via de telefoon, terwijl jij en de andere gesprekspartner vermijden om lange, tijdrovende e-mails op te stellen. U kunt zelfs een collega e-mailen en zeggen: Ik heb hierover veel vragen voor u. Misschien is bellen makkelijker. Kan ik je over 5 uur bellen?”
Stap 4. Beperk onderbrekingen
Hoewel strategische pauzes nuttig zijn, zijn onderbrekingen tijdens uw werktijd dat niet. Onderbrekingen kunnen je vertragen, je werkritme doorbreken en je gedachtengang doen verliezen. Probeer dus afwezige berichten en voicemail te gebruiken als u weet dat u het te druk zult hebben. Deze tools zijn niet alleen voor als u niet fysiek op kantoor bent; ze kunnen worden gebruikt als je gewoon te overspoeld bent. Veel mensen hebben ook een "opendeurbeleid", maar u hoeft uw deur niet altijd open te houden. U kunt zelfs een vriendelijk briefje op de deur achterlaten met de tekst 'Conferentiegesprek in uitvoering' of 'Bezet'. Kom later terug of stuur een e-mail alstublieft.”
Stap 5. Gebruik de cloud
Cloud computing is het overwegen waard omdat het goedkoper, schaalbaarder, efficiënter en gemakkelijker kan worden bijgewerkt. Inhoud die beschikbaar is in de cloud is vooral handig omdat u er toegang toe hebt op al uw apparaten: computers, tablets, smartphones, enz. Cloudopslag dient ook als een nuttige primaire of secundaire vorm van digitale back-up. Neem contact op met je IT-manager of softwareleverancier, want misschien heb je al een bepaalde hoeveelheid vrije schijfruimte beschikbaar in de cloud of beschikbaar voor een kleine jaarlijkse vergoeding.
Stap 6. Gebruik bladwijzers online
De belangrijkste browsers hebben allemaal bladwijzermogelijkheden waarmee u uw favoriete of meest bezochte webadressen kunt opslaan en ordenen voor snelle en gemakkelijke toegang. Profiteer ervan, zodat u geen belangrijke sites vergeet om te controleren op nieuws of branche-updates.
Methode 3 van 4: Tijd in uw voordeel gebruiken
Stap 1. Vermijd multitasking
Alle experts lijken het hierover eens te zijn. Hoewel het misschien snel klinkt of er cool uitziet op tv, is multitasken niet efficiënt en kan het de effectiviteit van uw organisatie zelfs schaden. Besteed in plaats daarvan uw volledige aandacht aan één taak tegelijk, handel deze af en ga verder met het volgende item op uw lijst.
Stap 2. Maak een schema of tijdschema voor jezelf
Gelukkig hoeven de meeste banen niet alles tot op de minuut in te plannen. Het bijhouden van een basisschema van de hoogtepunten en de belangrijkste taken en gebeurtenissen van uw dag kan u echter helpen bij het werk te blijven.
- Stel tijdslimieten in voor bepaalde activiteiten. Voor sommige taken zijn geen tijdslimieten vereist, maar voor andere taken moeten tijdparameters worden ingesteld om uw productiviteit te verhogen. Denk aan taken gedurende de dag die meer tijd in beslag nemen dan nodig is, en geef ze in de toekomst tijdslimieten.
- Reserveer extra tijd voor andere activiteiten. Zoals je uit ervaring hebt geleerd, nemen sommige taken meestal meer tijd in beslag dan verwacht, maar dat hoeft niet per se slecht te zijn. Voor dit soort activiteiten, en bijvoorbeeld voor bijzonder belangrijke evenementen en vergaderingen, budget extra tijd voor en na.
Stap 3. Gebruik een timer-app, stopwatch of wekker
Dit kunnen effectieve hulpmiddelen zijn als ze spaarzaam worden gebruikt. Sommige mensen stellen hun alarm graag 10, 15 of 30 minuten van tevoren in om hen een waarschuwing of buffertijd voor een activiteit te geven. U kunt ook herinneringswaarschuwingen instellen.
Stap 4. Voorkom het uitstellen van activiteiten
Vraag jezelf af of uitstel absoluut noodzakelijk is of dat deze drang slechts een voorbeeld is van uitstelgedrag. Als je het laatste voelt, stel de power through dan niet uit! Als het echter onvermijdelijk is om een activiteit geheel of gedeeltelijk uit te stellen, noteer dan waar je was gebleven en plan opnieuw met concrete plannen. Als alternatief kunt u een rampenplan bedenken. Als u bijvoorbeeld een persoonlijke vergadering moet annuleren, kunt u in plaats daarvan misschien een telefonische vergadering of webconferentie houden.
Methode 4 van 4: Fysiek en mentaal gezond blijven
Stap 1. Neem pauzes
Mentale downtime is belangrijk voor onze productiviteit en gezond voor de geest. We raken soms zo verstrikt in ons werk dat we niet stoppen om de broodnodige pauzes te nemen. Pauzes nemen geeft ons de nodige rust die onze productiviteit verbetert, maar het geeft ons ook de mogelijkheid om een stapje terug te doen en ons af te vragen of wat we hebben gedaan wel of niet het meest efficiënte gebruik van onze tijd is.
Stap 2. Slaap beter
Zonder een goede nachtrust kunt u zich de volgende dag suf, moe of lusteloos voelen, wat uw planning en efficiëntie op het werk kan schaden. Streef naar zeven tot acht uur ononderbroken slaap per nacht.
Stap 3. Vergelijk jezelf niet met collega's
De meeste banen van onze collega's zijn anders dan die van ons, en iedereen heeft verschillende organisatiemethoden die voor hen werken. Een methode die logisch en efficiënt is voor een collega, is misschien niet de beste methode voor jou en vice versa.
Stap 4. Accepteer dat organisatie een continu proces is
Verwacht niet perfect te zijn. De organisatie is in volle gang en vereist voortdurende aandacht. Je zult niet elke dag optimaal georganiseerd zijn, maar een beetje organisatie gaat een heel eind om je efficiëntie te vergroten.
