Het is altijd slim om kopieën van uw medische gegevens te bewaren, omdat ze handig zijn als u van arts verandert, naar een afdeling spoedeisende hulp gaat, ziek wordt tijdens het reizen of naar een andere plaats verhuist. Als u harde en digitale kopieën van uw medische dossiers overzichtelijk hebt geordend, kunt u tijd besparen en betere medische zorg krijgen. Onderzoek heeft zelfs ontdekt dat hartpatiënten die persoonlijke medische dossiers bijhouden, betere gezondheidsresultaten hebben omdat hun zorgverleners hun gezondheidsgeschiedenis beter kunnen zien. Dit is waarschijnlijk ook het geval voor mensen met andere chronische aandoeningen zoals kanker, diabetes en artritis.
Stappen
Deel 1 van 2: Harde kopieën ordenen
Stap 1. Vraag uw zorgverleners om toegang tot uw medische dossiers
De eerste stap bij het organiseren van uw persoonlijk medisch dossier is het verzamelen van harde (fysieke) kopieën van zoveel mogelijk informatie over uw behandelingen en diagnoses van al uw zorgverleners, inclusief artsen, verpleegkundigen, chiropractoren, fysiotherapeuten, psychologen, enz. Houd in Houd er rekening mee dat de federale wet vereist dat alle artsen en medische faciliteiten u toegang geven tot uw medische dossiers.
- Denk eraan beleefd en geduldig te zijn wanneer u om toegang tot uw medische dossiers vraagt. Zeg ze dat het is om je eigen persoonlijke records op te bouwen. Sommige artsen en medische instellingen aarzelen om u toegang te verlenen uit angst voor wanpraktijken.
- Uw zorgverlener heeft mogelijk wat tijd nodig om uw medische gegevens te ordenen, omdat deze mogelijk niet allemaal in één bestand staan. Maak in dat geval een afspraak om terug te komen.
- Houd er rekening mee dat een persoonlijk medisch dossier alle medische informatie die is verzameld door elke zorgverlener/medische instelling waar u bent geweest, combineert in een enkel bestand dat gemakkelijk toegankelijk is.
- Hoewel de federale wetgeving u recht geeft op toegang tot de meeste van uw patiëntgezondheidsinformatie (medische dossiers, beeldvorming, testresultaten, factureringsdossiers, enz.), zijn sommige soorten informatie vrijgesteld. U hebt bijvoorbeeld geen recht op toegang tot aantekeningen van psychotherapie (d.w.z. aantekeningen die zijn gemaakt door een beroepsbeoefenaar in de geestelijke gezondheidszorg tijdens een counselingsessie) of documenten die zijn opgesteld voor gebruik in een civiele of strafrechtelijke procedure.
Stap 2. Kopieer alle documenten in uw medische dossiers
Zodra u de zorgverlener op de hoogte heeft gesteld van uw bedoelingen en zij uw medische informatie hebben geordend, is het tijd om er kopieën van te maken. Uw persoonlijk medisch dossier moet kopieën bevatten van alle test-/labresultaten, diagnoses, behandelrapporten, radiologierapporten, voortgangsnota's, verzekeringsverklaringen en verwijzingen van elke zorgverlener/medische instelling die u hebt bezocht. Verwacht niet dat de daadwerkelijke zorgverlener uw dossier voor u kopieert. Waarschijnlijk zal hun ondersteunend personeel degenen zijn die het daadwerkelijke kopiëren doen.
- Hoewel u uw medische gegevens bezit, bezit u niet de papieren, dossiers en röntgenfoto's waarop uw gegevens staan, dus verwacht niet dat u met de originelen naar buiten loopt. U heeft alleen recht op kopieën van de originelen.
- Uw zorgverlener/medische instelling heeft het wettelijke recht om u kopieerkosten in rekening te brengen, dus vraag hoeveel het zou kunnen kosten. Ze kunnen per pagina of een vast bedrag in rekening brengen voor de kopieerservice.
- U zult waarschijnlijk een vrijgaveformulier moeten ondertekenen bij elke faciliteit waar u records opvraagt.
Stap 3. Organiseer en stop uw papieren exemplaren in een map
Nadat u uw originele medische dossiers hebt gekopieerd, scheidt u ze door een stapel te maken voor elke medische zorgverlener. Bestel vervolgens de records voor elke provider, van uw eerste bezoek tot uw meest recente, in chronologische volgorde. Dit type organisatie maakt het snel en gemakkelijk om informatie te vinden. Prik met een 3-gaats perforator gaatjes in uw medische dossiers langs de linkermarge en plaats ze in een stevige drieringband of draadgebonden notitieboekje (misschien met verdelers voor elk gezinslid, of zelfs een map voor elk gezinslid).
- Gebruik indexverdelers in verschillende kleuren om uw medische dossiers te ordenen op medische zorgverlener en/of instelling. Organiseer, naast kleurcodering, meerdere artsen alfabetisch in de map.
- Overweeg om de perforaties van uw gekopieerde documenten te versterken, vooral als u of uw zorgverleners vaak door de map kijken.
- Houd er rekening mee dat alle documenten met betrekking tot verzekeringsclaims/-betalingen maximaal vijf jaar moeten worden bewaard, maar als ze verband houden met uw belastingaangifte, moet u ze ten minste zeven jaar bewaren.
Stap 4. Maak een inhoudsopgave
Gebruik een tekstverwerkingsprogramma op uw computer om een inhoudsopgave voor uw persoonlijke medische dossiers te typen. De inhoudsopgavepagina moet een overzicht geven van de kleurgecodeerde zorgverleners die u hebt gezien en chronologisch en/of alfabetisch worden vermeld - het zal veel gemakkelijker zijn voor drukke zorgprofessionals om te navigeren. Druk de inhoudsopgave af op een dikker vel papier, zodat het beter bestand is tegen scheuren of slijtage.
- Gebruik een groot en leesbaar lettertype voor de inhoudspagina - niets bijzonders of artistieks (onthoud dat het geen plakboek is dat u maakt).
- Bezoek indien nodig de website van het bedrijf dat uw indexverdelers heeft vervaardigd voor hulp bij het maken van een gedrukte inhoudsopgave.
- Gebruik de lege inhoudsopgave die mogelijk is meegeleverd met de indexverdelers die u voor uw map hebt gekocht.
Stap 5. Houd uw map/notebook veilig
Zodra u alle papieren exemplaren van uw medische dossiers hebt geordend in een stevige drieringband of een met draad gebonden notitieboekje, kunt u deze thuis op een stabiele boekenplank of in een afsluitbare archiefkast bewaren, buiten de greep van kinderen en huisdieren. Als u uw medische dossiers thuis heeft, kunt u ze op uw gemak lezen en begrijpen, wat u kan helpen meer controle over uw gezondheid te krijgen en uw therapieën beter te kunnen kiezen.
- Overweeg voor extra beveiliging en veiligheid om uw map met papieren exemplaren in een brandveilige kluis of doos te bewaren.
- Het kan handiger zijn om uw papieren exemplaren bij de hand te hebben en in de buurt van uw bureau en computer, en u vervolgens te concentreren op het beveiligen van de digitale exemplaren (zie hieronder).
Deel 2 van 2: Een elektronische kopie maken
Stap 1. Scan uw medische gegevens naar uw computer
Zodra u alle papieren exemplaren van uw gezondheidsdossier hebt, moet u ze ook scannen naar digitale/elektronische kopieën. Het hebben van een digitale kopie van uw medische dossiers beschermt u in het geval dat uw papieren kopieën beschadigd raken of verloren gaan - dit is met name van belang voor mensen die in gebieden wonen met een hoog risico op overstromingen, tornado's, aardbevingen en andere natuurrampen.
- De meeste printers kunnen documenten scannen, dus er is doorgaans geen andere apparatuur nodig.
- Nadat u de papieren exemplaren naar uw computer hebt gescand, maakt u een map "Medische gegevens" aan en vervolgens een paar submappen voor elke medische zorgverlener. Zet de gescande bestanden in de toepasselijke mappen.
- Als alternatief kunt u de gegevens van uw hardcopy met de hand in uw computer invoeren (door te typen), maar dat kost veel meer tijd dan ze te scannen.
Stap 2. Koop software speciaal voor persoonlijke medische dossiers
Als u bekend bent met tekstverwerkingssoftware, is dat geweldig, maar besef dat er ook software is die speciaal is ontworpen om uw persoonlijke medische dossiers te organiseren. U zult nog steeds de fysieke documenten moeten scannen, maar de speciale software zal vrijwel al het organiseren voor u doen.
- De kosten van nieuwe software variëren doorgaans van $ 25 tot $ 75, en kunnen ook een soort online technische ondersteuning omvatten.
- Zoek online naar de software die het beste past bij uw budget en niveau van computerexpertise. Sommige bedrijven kunnen voor een beperkte periode gratis proefversies aanbieden.
- Ongeacht hoe uw bestanden op uw computer zijn georganiseerd, er moet een back-up van worden gemaakt op een fysieke cd, externe harde schijf of draagbare flashdrive.
Stap 3. Controleer op online gezondheidsdossiers
Sommige zorgaanbieders, ziekenhuizen en verzekeringsplannen bieden online dossiers aan waartoe u op afstand toegang hebt. Met andere woorden, ze plaatsen uw medische dossiers online (met uw toestemming en in een beveiligde database), zodat u ze gemakkelijk kunt raadplegen vanaf uw computer thuis of zelfs vanaf uw telefoon. Als dat het geval is met uw zorgverleners, kan dat u de tijd en moeite besparen bij het scannen van uw papieren exemplaren.
- Mogelijk hebt u speciale apps en/of programma's nodig om toegang te krijgen tot en te navigeren in uw online gezondheidsdossiers. Vraag uw primaire verzorger (of hun personeel) om aanbevelingen.
- Als u zich zorgen maakt over de veiligheid van uw persoonlijke informatie online, kunt u verzoeken dat uw zorgverlener/medische instelling uw bestanden niet online opslaat.
Stap 4. Bewaar uw gezondheidsdossiers online
Een andere elektronische optie is om uw persoonlijke medische dossiers op te slaan op een beveiligde internetsite van derden (of in de "cloud") zodra u de documenten op uw computer hebt gescand. In feite kan uw ziektekostenverzekering, primaire verzorger of ziekenhuis er een hebben die u gratis kunt gebruiken. Als alternatief bieden een aantal op internet gebaseerde bedrijven digitale opslagruimte voor uw persoonlijke medische dossiers online, evenals het gebruik van hun eHealth-tools - gratis of tegen betaling.
- Met uw toestemming kunnen uw gezinsleden en verzorgers toegang krijgen tot persoonlijke medische dossiers die online zijn opgeslagen, waardoor het niet meer nodig is om uw papieren exemplaren in een map mee te nemen.
- Als u online tools gebruikt, zorg er dan voor dat deze met een wachtwoord zijn beveiligd.
- Zorg ervoor dat u de inloggegevens en wachtwoorden noteert van alle internetsites waarop uw gezondheidsgegevens zijn opgeslagen.
Tips
- Een volledig en nauwkeurig persoonlijk medisch dossier geeft nieuwe artsen informatie die ze nodig hebben om u de best mogelijke zorg te geven.
- Begin zo vroeg mogelijk met het bijhouden van een register. Elke keer dat u uw arts ziet of een ziekenhuis, kliniek of laboratorium bezoekt, houdt u dit bij. Dit bespaart u de tijd en moeite om op een later tijdstip al uw medische informatie te moeten verzamelen.
- Houd er rekening mee dat de wetten met betrekking tot medische dossiers variëren afhankelijk van uw locatie. Controleer de wet- en regelgeving voor uw land, staat of gemeente.
- Een persoonlijk medisch dossier kan helpen bij het beter beheren van claims voor ziektekostenverzekeringen, invaliditeits- en levensverzekeringen, evenals belastingen.
- Wees specifiek over de medische dossiers die u voor uw persoonlijk dossier wilt hebben, anders kan uw dokterspraktijk elk item in uw dossier kopiëren en u alles in rekening brengen.
- Overweeg om kopieën van uw gescande medische dossiers op een draagbare USB-flashdrive of externe harde schijf op te slaan en dat apparaat op te slaan in een brandveilige kluis.
