Het vrijgeven van uw medische gegevens klinkt verwarrend, maar het proces is vrij eenvoudig. Het kan wat lang duren, omdat het verzamelen van de benodigde formulieren en informatie tijd kost, maar als u geduldig blijft en het protocol volgt, kunt u soepel de benodigde gegevens ontvangen als u in de VS woont. Een deel hiervan kan elders in de wereld van toepassing zijn.
Stappen
Deel 1 van 3: Leren over medische dossiers
Stap 1. Weet wie medische dossiers kan opvragen
Medische dossiers bevatten vaak zeer gevoelige en persoonlijke informatie. Alleen bepaalde personen hebben toegang tot uw medische dossiers.
- Staten verschillen in procedures en beleid met betrekking tot het uitdelen van medische dossiers, net als individuele ziekenhuizen. De federale wet schrijft echter voor dat een persoon het recht heeft om toegang te krijgen tot zijn of haar medische dossiers, kopieën te maken en wijzigingen aan te vragen. Voor het grootste deel hebben alleen u en uw arts recht op toegang tot uw medische dossiers.
- In zeldzame gevallen moet u mogelijk de gegevens van iemand anders opvragen. U heeft een door de patiënt ondertekende directe machtiging nodig. Als de patiënt arbeidsongeschikt is, zijn juridische documenten nodig om afstand te doen van de handtekening. Het protocol voor het opvragen van andermans dossiers is echter een onderwerp van discussie en verwarring in de medische gemeenschap. Als u om welke reden dan ook de medische gegevens van iemand anders nodig hebt, bespreek het probleem dan met een advocaat om de procedures te bepalen die nodig zijn om die informatie te verkrijgen.
- Echtparen hebben geen recht op elkaars medische dossiers en ondertekende toestemming is nodig om de dossiers van een echtgenoot te verkrijgen. Ouders hebben meestal toegang tot de medische dossiers van kinderen onder de 18 jaar, maar er zijn enkele uitzonderingen. Als een kind bijvoorbeeld ouder is dan 12 jaar, staan sommige staten toe dat gegevens over reproductieve gezondheid en seksuele geschiedenis vertrouwelijk blijven.
Stap 2. Verzamel het benodigde materiaal
Voor het verkrijgen van uw administratie heeft u bepaalde materialen nodig. Zorg ervoor dat u weet dat u al het benodigde papierwerk hebt ingevuld voordat u begint met het aanvragen van records.
- De afdeling Health Information Management (HIM) van uw zorgverlener kan u het machtigingsformulier specifiek voor uw ziekenhuis verstrekken. Deze zal volledig ingevuld moeten worden.
- De informatie op het machtigingsformulier verschilt van staat tot staat en van ziekenhuis tot ziekenhuis. De meeste formulieren vragen echter om uw adres, geboortedatum, burgerservicenummer en telefoonnummer. U zult waarschijnlijk ook de data moeten opgeven waarop u bent behandeld, welke documenten u wilt vrijgeven en uw redenen voor het opvragen van de records.
- Om het proces te versnellen, staan veel ziekenhuizen toe dat het machtigingsformulier online wordt ingevuld. Controleer of dit in uw ziekenhuis een optie is als het online invullen van de formulieren voor u handiger is.
- Wanneer u naar binnen gaat om uw administratie op te vragen, heeft u een identiteitsbewijs met foto nodig.
Stap 3. Zoek uit welke kosten u, indien van toepassing, moet betalen
De vergoedingen variëren van ziekenhuis tot ziekenhuis, maar er is een specifiek protocol als het gaat om het in rekening brengen van records. Houd hier rekening mee om te voorkomen dat u onwettige vergoedingen betaalt.
- Ziekenhuizen hebben wel het recht om kosten in rekening te brengen voor medische dossiers. Deze vergoedingen zijn echter beperkt tot de kosten van de arbeid die nodig is om de records te verkrijgen. Met andere woorden, uw ziekenhuis mag uw gegevens niet gebruiken om winst te maken.
- Meestal brengt een ziekenhuis een vergoeding in rekening op basis van het aantal pagina's in uw dossier. Er is een limiet voor hoeveel deze vergoeding is die van staat tot staat verschilt. In New York is het 75 cent per pagina en in Californië is het 25. Weet wat de maximale prijs per pagina is in uw staat en zorg ervoor dat u niet te veel betaalt. U kunt deze informatie meestal vinden op de website van het ministerie van Volksgezondheid. Om deze kosten te vermijden, moet u uw arts vragen om de laatste SOAP-nota van uw laatste bezoek te sturen, of als u in het ziekenhuis bent, de ontslagsamenvattingen opvragen die door uw arts zijn voorgeschreven.
Deel 2 van 3: Uw gegevens verkrijgen
Stap 1. Weet welke documenten u moet aanvragen
Op het machtigingsformulier wordt u gevraagd om te selecteren wat voor soort records u wilt. Als u niet bekend bent met medische terminologie, kan dit verwarrend zijn. Voor patiënten zijn de volgende formulieren echter het nuttigst voor het volgen van de medische geschiedenis en het overdragen van artsen.
- Eerste anamnese en lichamelijk onderzoek
- Eventuele consultatierapporten uitgevoerd door specialisten. Overlegrapporten geven een overzicht van de geschiedenis van de patiënt, leggen hun medische behoeften uit en leggen uit waarom het advies van een andere arts wordt gevraagd.
- Operatieve rapporten, die de details van een operatie documenteren
- Test resultaten
- Medicatielijsten
- Ontslagrapporten, met daarin de data waarop u bent ontslagen uit een ziekenhuis en eventuele thuiszorg die uw zorgverlener heeft aanbevolen
Stap 2. Bepaal hoe u uw administratie wilt ontvangen
U heeft verschillende mogelijkheden als het gaat om het ontvangen van uw medische gegevens. Over het algemeen wordt om papieren kopieën gevraagd, maar u kunt ook digitale kopieën aanvragen. Als uw ziekenhuis een elektronisch dossiersysteem gebruikt, kunt u uw dossier krijgen in de vorm van een cd- of USB-station. U kunt uw gegevens ook per e-mail laten versturen. Zoek uit wat voor u het handigst is en doe vervolgens het verzoek.
Stap 3. Wees bereid om te wachten
Het ontvangen van uw medische gegevens kost tijd. Het is geen procedure voor dezelfde dag en u moet rekening houden met wachttijden.
- Wettelijk moet uw provider u uw gegevens binnen 30 dagen na uw eerste verzoek sturen. Ze kunnen mogelijk een eenmalige verlenging van 30 dagen aanvragen, maar moeten de oorzaak van deze vertraging uitleggen
- De meeste voorzieningen zullen geen 30 dagen in beslag nemen en de wachttijd is gemiddeld 5 tot 10 dagen.
- Als u uw gegevens nodig heeft omdat u van arts wisselt of voor verzekeringsdoeleinden, houd dan rekening met de wachttijd. Plan vooruit en vraag uw administratie ruim van tevoren aan.
Deel 3 van 3: Uw rechten kennen
Stap 1. Ken uw HIPAA-rechten
HIPAA is de Health Information Portability and Accountability Act. U moet worden geïnformeerd over uw HIPAA-rechten wanneer u met een nieuwe arts begint, bijvoorbeeld wanneer u wordt opgenomen in een ziekenhuis of wanneer u voor het eerst een arts ziet. Over het algemeen geeft HIPAA u het recht op toegang tot uw medische informatie en deze privé te houden. Dit betekent dat u het recht heeft om:
- vraag om een kopie van uw medisch dossier.
- correcties in uw medisch dossier aanvragen.
- geïnformeerd worden over hoe uw informatie kan worden gebruikt of gedeeld.
- beslissen hoe uw informatie kan worden gebruikt.
- een rapport krijgen over hoe uw informatie is gebruikt.
- een klacht indienen als u vindt dat er niet goed met uw gegevens wordt omgegaan.
Stap 2. Weet dat u recht heeft op uw medisch dossier
U heeft recht op uw medisch dossier. Dit is federale wetgeving en een ziekenhuis kan om welke reden dan ook geen gegevens achterhouden, inclusief achterstallige betalingen. Zoals gezegd kunnen ziekenhuizen wel papier in rekening brengen, maar geen zoekkosten. Als een instelling probeert te weigeren uw gegevens vrij te geven, of een flinke som geld eist voor hun vrijgave, neem dan contact op met een advocaat. Weigering om medische dossiers vrij te geven is zeldzaam, maar komt soms voor. Begrijp dat dit illegaal is.
Stap 3. Begrijp welke informatie artsen kunnen achterhouden
Hoewel u wettelijk recht hebt op de meeste medische dossiers, heeft een arts het wettelijke recht om te weigeren bepaalde documenten met betrekking tot uw medische geschiedenis vrij te geven. Deze documenten omvatten:
- Persoonlijke notities
- Informatie over een minderjarige ouder dan 12 jaar, als de minderjarige objecten
- Alle informatie waarvan de arts denkt dat deze u of anderen aanzienlijke schade zal berokkenen
- Informatie verkregen van andere artsen
- Verslagen van drugsmisbruik of dossiers over geestelijke gezondheid
Stap 4. Bezwaar tegen een weigering, indien nodig
In sommige gevallen wilt of hebt u bepaalde informatie nodig die een arts wettelijk kan weigeren. Als u bijvoorbeeld overstapt naar een specialist, kunnen persoonlijke aantekeningen en observaties van een arts uw nieuwe arts belangrijk inzicht geven in uw toestand. Er is een beroepsprocedure als uw provider weigert bepaalde records vrij te geven.
- Regelgeving verschilt van staat tot staat. In de meeste staten moet u een schriftelijk beroep indienen bij het ministerie van Volksgezondheid, met vermelding van uw redenen waarom u de informatie nodig heeft. Uw provider moet dan een verklaring voor zijn of haar weigering overleggen.
- Een rechter of commissie beslist of de informatie al dan niet openbaar moet worden gemaakt. Als u uw beroep wint, moet uw provider de documenten wettelijk vrijgeven. Als u het beroep verliest, is de beslissing definitief.
Tips
- Als u eenmaal bij de hand bent, moet u uw medische dossiers ordenen op datum of recordtype in een map of een digitaal hulpmiddel. De meeste patiënten geven er de voorkeur aan om ze op datum te ordenen. Gebruik plaknotities om de datum en het recordtype op elke record duidelijk in te stellen, zodat u ze niet elke keer in de record hoeft te zoeken. Veel online en mobiele tools kunnen u helpen dit eenvoudig te doen, inclusief back-up, gratis of tegen lage kosten.
- Als u de zorgverlener voor een lange periode hebt gehad, kan het kosteneffectief zijn om hem of haar datumparameters te geven, aangezien medische dossiers duizenden pagina's lang kunnen zijn als u langdurig ziekenhuisverblijf of langdurige ziekte heeft gehad. Vraag een paar maanden aan informatie in plaats van een paar jaar.
