Volgens de Occupational Safety and Health Act (OSHA) hebben uw werknemers het recht om u aan te geven voor een aantal werkgerelateerde veiligheidsschendingen, waaronder het gebruik van gevaarlijke materialen, brandbeveiliging of blootstelling aan lawaai. Als u weet hoe u moet reageren op een OSHA-klacht en beschikt over een bestaande reeks procedures, kan uw bedrijf blijven bestaan en voldoen aan alle regelgevende behoeften die in de klacht worden behandeld.
Stappen
Deel 1 van 4: Reageren op het eerste telefoontje
Stap 1. Raak niet in paniek
Het ontvangen van een OSHA-klacht zal waarschijnlijk een schok voor u zijn, maar geen paniek! Het enige wat u hoeft te doen is kalm en respectvol te blijven, goed te luisteren en instructies op te volgen, de nodige wijzigingen aan te brengen en een antwoordbrief te sturen waarin dit wordt weergegeven. In feite zou uw OSHA-klacht binnen enkele dagen moeten worden opgelost.
Stap 2. Luister goed
Wanneer u het eerste telefoontje ontvangt waarin u op de hoogte wordt gesteld van de OSHA-klacht, luister dan heel goed naar de vertegenwoordiger aan de telefoon. Stel geen vragen! Wees gewoon zo professioneel mogelijk en schrijf alle informatie op.
Stap 3. Onthoud je ervan om iets toe te geven of uit te leggen
Terwijl u met de vertegenwoordiger aan het telefoneren bent, mag u niets toegeven, ontkennen of anderszins uitleggen. Daar is het nu niet de tijd voor. Luister gewoon en neem zoveel mogelijk informatie in je op. Houd tijdens dit telefoongesprek uw mond.
Je zou iets kunnen zeggen als: "Ik kan deze beschuldigingen bevestigen noch ontkennen", of gewoon: "Het is niet ons bedrijfsbeleid om meteen te reageren."
Stap 4. Toon oprechte bezorgdheid
Nadat u hebt gehoord wat de vertegenwoordiger te zeggen heeft, neem dan even de tijd om oprechte, professionele bezorgdheid te uiten. Illustreer dat u deze klacht zeer serieus neemt.
U kunt uw bezorgdheid heel direct uiten door te zeggen: "Ik neem deze klacht zeer serieus. De veiligheid van mijn medewerkers en werkplek is erg belangrijk voor mij."
Stap 5. Kondig uw intentie aan om te voldoen
Leg uit dat u van plan bent de aantijgingen zorgvuldig te bekijken wanneer u de officiële klachtenbrief ontvangt, en dat u zich houdt aan de daarin vermelde instructies. Maak duidelijk dat u al het mogelijke zult doen om deze klacht op te lossen en de situatie recht te zetten.
U zou kunnen zeggen: "Ik ben vast van plan deze zaak te onderzoeken en eventuele problemen zo snel mogelijk op te lossen."
Stap 6. Bedank de OSHA-vertegenwoordiger
Aan het einde van uw telefoongesprek moet u de vertegenwoordiger bedanken voor hun tijd. Dit helpt om de communicatie op een positieve en professionele noot af te sluiten.
Deel 2 van 4: Reageren op de klachtenbrief
Stap 1. Bekijk de OSHA-normen die in de brief worden genoemd
Zeer snel na uw telefoontje zou u een faxcorrespondentie van OSHA moeten ontvangen. Dit is uw officiële klachtenbrief. Neem deze brief zeer aandachtig door en stel vast wat de aard van de klacht is.
Stap 2. Plaats een kopie van uw klachtenbrief
Volgens de instructies van OSHA moet u een kopie van uw klachtenbrief op een prikbord van het bedrijf plaatsen, waar alle werknemers deze kunnen zien.
- De bronvermelding moet drie werkdagen blijven staan (weekends of feestdagen niet meegerekend) of totdat het probleem is verholpen.
- Dit moet ook gebeuren als u de aanhaling betwist.
Stap 3. Onderteken en fax uw "Certificaat van plaatsing
Nadat u een kopie van deze brief heeft opgehangen waar uw medewerkers het kunnen zien, ondertekent u het bijgevoegde “Bewijs van terbeschikkingstelling” en faxt u het terug naar het opgegeven nummer. Bewaar uw faxontvangstbewijs als bewijs.
Stap 4. Onderzoek de beschuldigingen
Onderzoek elk element van de OSHA-klacht zo grondig als je kunt. Zelfs als u van streek bent door de klacht, of niet veel waarde hecht aan de legitimiteit ervan, zoek dan naar gebieden die moeten worden aangepakt of verbeterd.
Stap 5. Stel uw correctieplan in werking
Als je alle mogelijke problemen hebt onderzocht, bedenk dan een plan om ze op te lossen en zet je plan meteen in werking. Leg belangrijke wijzigingen vast door middel van foto's, bonnetjes of andere documentatie.
Deel 3 van 4: Uw antwoordbrief opstellen
Stap 1. Handel snel
U dient uw antwoordbrief uiterlijk drie dagen na ontvangst van uw klachtenbrief op te stellen. Zodra de klacht is ontvangen, heb je nog maar vijf dagen om de situatie volledig aan te pakken en een antwoord in te dienen, dus verspil geen tijd.
Stap 2. Gebruik een duidelijk formaat
Kijk goed naar de opmaak van uw klachtenbrief, let op de gebruikte bewoordingen en let op de toon. U wilt zowel het formaat als de toon van de brief die u heeft ontvangen, overeenkomen.
- Adresseer uw brief met de informatie op de klachtenbrief die u heeft ontvangen (inclusief de naam van de vertegenwoordiger die uw klachtenbrief heeft ondertekend).
- Vermeld uw officiële klachtnummer in de onderwerpregel.
- Stem de aanhef van uw brief af op die in de klachtenbrief.
- Geef uw bedoelingen met de brief (bijvoorbeeld om de beschuldigingen aan te pakken en uw bevindingen te presenteren) in uw inleiding.
Stap 3. Beperk je tot de feiten
Geef in de rest van uw brief de feiten zo eenvoudig en duidelijk mogelijk weer. Dit is niet de plaats om kwaad te spreken over een werknemer, de beschuldigingen te ontkennen of anderen de schuld te geven. Uw klacht zal het snelst worden opgelost als u gewoon de aanklacht behandelt en uitlegt wat u heeft gedaan om de situatie recht te zetten.
U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Op 5 november ontving ik OSHA-klachtnummer 2845. In de loop van de volgende twee dagen hebben we verwijzingen 1-3 onderzocht en corrigerende maatregelen genomen. Op 7 november hebben we verwijzing 1 (oneigenlijk gebruik van zuurkast) door de apparatuur te vervangen (zie bijgevoegde bon en foto)."
Stap 4. Documentatie aanleveren
Stuur uw brief samen met eventuele aanvullende papieren waarmee u uw zaak kunt sluiten. Dit kunnen inkooporders, ontvangstbewijzen, controleresultaten, contactgegevens van de leverancier/aannemer, foto's of enig ander document zijn dat de door u aangebrachte wijzigingen verifieert.
Stap 5. Verstuur de brief
Zorg ervoor dat de brief wordt verzonden per aangetekende post (met een verzoek om handtekening voor ontvangstbewijs), of per privékoerier. Vergeet uw deadline van vijf dagen niet!
Stap 6. Bel en volg op
Als u binnen drie werkdagen na uw verwachte ontvangstdatum nog niets over uw klacht heeft gehoord, bel dan en neem contact op. Houd uw zaaknummer bij de hand en vraag om een statusrapport.
Stap 7. Bereid je voor op een inspectie
Het is mogelijk dat een OSHA-inspecteur zonder waarschuwing naar uw instelling komt. Wees vriendelijk, professioneel en hoffelijk en beantwoord alleen specifieke vragen van de inspecteur.
Stap 8. Betaal eventuele boetes
Afhankelijk van de aard en ernst van de klacht kan er ook een boete aan u worden gevraagd. Deze boete moet binnen 15 werkdagen na ontvangst van het citaat worden betaald door een cheque rechtstreeks naar OSHA te sturen. Zolang uw betaling niet is ontvangen, wordt uw zaak niet opgelost.
Deel 4 van 4: Een OSHA-klacht aanvechten
Stap 1. Vraag een informele conferentie aan
Als u overweegt uw klacht aan te vechten, wordt u ten zeerste aangeraden om te bellen en een informeel gesprek aan te vragen met een lokale OSHA-vertegenwoordiger. Tijdens deze conferentie zult u een beter beeld krijgen van de aard van uw overtreding, methoden voor correctie bespreken, schikkingsopties bespreken en mogelijk zelfs betwiste citaten en boetes oplossen.
Dit kan ook als je van plan bent om volledig te voldoen, of als je niet zeker weet welke koers je moet volgen
Stap 2. Stel een "Intentieverklaring voor de wedstrijd op en dien deze in
Als u tot de conclusie bent gekomen dat enig onderdeel van de klacht ongegrond is, of als u het niet eens bent met de toegekende vergoeding of de verlagingsdatum, moet u binnen 15 werkdagen na ontvangst van uw citaat een officiële intentieverklaring voor de wedstrijd indienen. In uw brief moet zo duidelijk mogelijk worden vermeld wat wordt betwist: de aanhaling, een deel van de aanhaling, het bedrag van de vergoeding of de verlagingsdatum. Verstuur deze mededeling dan per aangetekende post.
U zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Ik wil de dagvaarding en de straf die wordt voorgesteld voor de punten 2 en 3 van de dagvaarding die op 5 november 2015 is afgegeven, aanvechten."
Stap 3. Wacht tot de OSHRC een hoorzitting plant
Zodra uw intentieverklaring voor de wedstrijd is ontvangen, komt uw zaak officieel onder de rechter. Uw verlagings- en vergoedingsdatums worden opgeschort totdat er een beslissing is genomen en uw zaak wordt doorgestuurd naar OSHRC. OSHRC is een onafhankelijk bureau dat losstaat van het ministerie van Arbeid. De OSHRC plant een hoorzitting voor uw zaak.
Stap 4. Woon de hoorzitting bij
Zodra uw hoorzittingsdatum is vastgesteld, wilt u zich voorbereiden op uw hoorzitting en ervoor zorgen dat u aanwezig kunt zijn. Misschien wilt u juridische raad krijgen, die u zal helpen uw zaak te presenteren. Zowel werkgevers als werknemers komen in aanmerking om aan deze hoorzitting deel te nemen.
Stap 5. Kies om de beslissing te accepteren of in beroep te gaan
Tijdens deze hoorzitting zal een beslissing worden genomen, waarbij ofwel de oorspronkelijke aanhaling en vergoedingen worden gehandhaafd, ze worden aangepast om rekening te houden met uw specifieke betwisting, of ze worden afgewezen. Elke partij heeft dan de mogelijkheid om de beslissing te aanvaarden of beroep aan te tekenen voor nader onderzoek door de OSHRC. Als de zaak nog steeds niet is opgelost, gaat het naar de Federal Circuit Court.
Tips
- Respecteer de rechten van uw werknemers om een OSHA-klacht in te dienen. Sectie 11(c) van de Occupational Safety and Health Act verbiedt een bedrijf om een werknemer te laten gaan of represailles tegen hem of haar te nemen vanwege klokkenluiden of het indienen van een OSHA-klacht.
- Stel geen vragen en verzin geen excuses als u met OSHA te maken heeft. Wees in plaats daarvan duidelijk en beknopt in uw communicatie met hen, en behandel alleen de klacht die voorhanden is.
- Als een OSHA-onderzoeker bij uw bedrijf verschijnt, hoeft u deze pas binnen te laten als al het managementpersoneel ter plaatse is. Breng alle receptionisten en beveiligers hiervan op de hoogte.
- Als dit probleem niet snel wordt opgelost, kunt u juridisch advies inwinnen.
