Als iemand je teleurstelt of je iets teleurstellends overkomt, is het volkomen normaal om je van streek, gefrustreerd of ronduit boos te voelen. Maar vaak is de beste reactie om kalm en beheerst te zijn, zodat u uw zorgen en teleurstelling professioneel kunt uiten. Je professioneel uitdrukken is niet moeilijk als je het hoofd koel houdt en kalm blijft. Of je er nu voor kiest om je frustratie per e-mail, brief of persoonlijk te communiceren, het draait allemaal om het gebruik van de juiste taal en om je goed te gedragen.
Stappen
Methode 1 van 3: Een professionele e-mail verzenden
Stap 1. Gebruik e-mail om teleurstelling te uiten over een werkgerelateerd probleem
Als je teleurgesteld bent in een collega of manager, is e-mail een geweldige manier om je teleurstelling te uiten, terwijl je ook digitaal bijhoudt voor het geval er zich toekomstige problemen voordoen. Je kunt ook een e-mail sturen als je wordt afgewezen voor een mogelijke baan.
- Een e-mail is ook een goede manier om je teleurstelling aan je baas te communiceren als ze een verzoek voor bijvoorbeeld een vakantie of een idee dat je hebt voorgesteld, hebben afgewezen.
- Hoewel het je gevoelens kan kwetsen, is het altijd een goed idee om een follow-up e-mail te sturen nadat je bent afgewezen voor een baan.
Stap 2. Schrijf een korte en directe onderwerpregel als je een originele e-mail opstelt
Wees beknopt en geef in de onderwerpregel duidelijk aan waar de e-mail over gaat. Vermijd het gebruik van lange zinnen of grof taalgebruik om uw e-mail professioneler te laten lijken, zodat de ontvanger deze serieuzer zal nemen. Kies een onderwerp dat niet langer is dan 5 woorden en typ het in de onderwerpregel van de e-mail.
Als u bijvoorbeeld een e-mail naar een collega schrijft over een gemiste deadline, kunt u een onderwerpregel opnemen die eruitziet als 'Gemiste verzenddeadline'
Opmerking:
Als u reageert op een e-mail, zoals een e-mail waarin u wordt geïnformeerd dat u bent afgewezen voor een mogelijke baan, beantwoordt u de oorspronkelijke e-mail in plaats van een nieuwe op te stellen, zodat u een overzichtelijke lijst van uw correspondentie hebt.
Stap 3. Begin je e-mail met een professionele begroeting om de toon te zetten
Open uw e-mail met een formele begroeting, zodat het vanaf het begin duidelijk is dat uw e-mail professioneel is. Kies een begroeting die past bij uw relatie met de persoon. Als u bijvoorbeeld met de voornaam samenwerkt met een manager genaamd Matthew Smith, kunt u uw e-mail beginnen met 'Beste Matt'.
- Als je een heel open en ongedwongen relatie hebt met de ontvanger, kun je iets zeggen als: 'Hé Matt.'
- Als je een e-mail schrijft aan iemand die je nog nooit hebt ontmoet, begin dan met 'Aan wie het aangaat'.
- Voor groeps-e-mails met meerdere ontvangers die u wilt adresseren, zegt u gewoon "Alle".
Stap 4. Voeg een korte grap toe om de e-mail vriendelijk te houden
Nadat je de ontvanger hebt begroet, maak je van de eerste regel van je e-mail een korte terzijde of een aangename uitwisseling die laat zien dat je vriendelijk maar professioneel bent. Houd het kort en ga niet verder dan 2 of 3 regels van small talk voordat je bij de kern van je e-mail bent.
- Probeer te beginnen met iets als: "Ik hoop dat het goed met je gaat" of "Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt."
- Als je relatie met de persoon informeel is, kun je een persoonlijk detail noemen, zoals: "Ik hoop dat je het afgelopen weekend een geweldige tijd hebt gehad bij het concert."
Stap 5. Vermeld uw teleurstelling duidelijk in de hoofdtekst van de e-mail
Als je eenmaal het decor voor je e-mail hebt gemaakt met een begroeting en een korte grap, ga je meteen aan de slag om je teleurstelling te uiten. Vertel hen duidelijk hoe u zich voelt, maar houd uw taal formeel en vermijd het gebruik van sarcasme, bedreigingen of godslastering, zodat u er zo professioneel mogelijk uitziet. Maak een lijst van al uw klachten en houd de hoofdtekst van uw e-mail indien mogelijk in 1 alinea, zodat de e-mail gericht is op het betreffende onderwerp.
- Als je bijvoorbeeld wordt afgewezen voor een potentiële baan, kun je iets zeggen als: 'Het spijt me te horen dat je hebt besloten een andere richting in te slaan. Ik keek uit naar de kans, dus ik ben teleurgesteld in de beslissing om iemand anders in dienst te nemen.”
- Als u een collega of werknemer schrijft om uw teleurstelling te uiten, kunt u iets zeggen als: "Het is mij opgevallen dat bepaalde beleidsregels en procedures niet correct zijn gevolgd. Het beleid bestaat niet voor niets, dus het is teleurstellend om te horen dat ze zijn genegeerd.”
Stap 6. Houd uw taal en toon respectvol in de e-mail
Gebruik formele en respectvolle taal om je teleurstelling duidelijk over te brengen zonder de ontvanger het gevoel te geven dat je hem persoonlijk aanvalt. Stel je voor hoe het schrift zou worden waargenomen als het door iemand anders zou worden gelezen of als het openbaar zou worden gemaakt en maak van je schrift een professionele weergave van jezelf.
- Als u een werknemer of manager e-mailt, is het mogelijk dat uw e-mail met andere mensen wordt gedeeld, dus het is belangrijk dat u respectvol en professioneel schrijft.
- Bijvoorbeeld, in plaats van iets te zeggen als: "Ik begrijp niet wat uw probleem is en waarom u weigert de procedure te volgen", zeg iets als: "Zoals we eerder hebben besproken, zijn de procedures ontworpen om iedereen op dezelfde lijn te houden. pagina, dus ze moeten door iedereen worden gevolgd.”
Stap 7. Sluit je e-mail af met een positieve noot en een oproep tot actie
Rond uw e-mail af door bruikbare informatie op te nemen, zoals het opzetten van een vergadering of het uitnodigen van de ontvanger om naar u toe te komen als ze vragen hebben. Voeg ook een paar positieve opmerkingen toe. Noem dingen waar je blij mee bent of prijs de persoon voor iets dat ze goed hebben gedaan, zodat ze het gevoel hebben dat je ze niet alleen uitscheldt, maar hun belangen voor ogen hebt.
- U kunt bijvoorbeeld tegen uw interviewer zeggen: "Maar ik ben dankbaar voor de mogelijkheid om met uw bedrijf te interviewen. Laat het me alsjeblieft weten als er in de toekomst iets opengaat!”
- Als je naar een werknemer of collega schrijft, probeer dan iets als: "Ik weet dat je hier heel hard aan hebt gewerkt, ik wilde alleen de problemen die ik heb onder je aandacht brengen, zodat je een oogje kunt houden op voor eventuele toekomstige problemen.”
Stap 8. Lees de e-mail hardop voordat je hem verstuurt om te horen hoe hij klinkt
Neem even de tijd om je hele e-mail hardop voor te lezen, zodat je de toon van je schrijven kunt horen en proeflezen op spel- of grammaticale fouten. Als je typfouten, spelfouten of onhandige taal vindt, corrigeer het dan! Als je toon te zacht of te hard is, pas dan de taal aan zodat deze professioneel maar stevig is. Als je er tevreden mee bent, stuur het dan naar de persoon voor wie het bedoeld is.
- U kunt ook een vriend of collega uw e-mail laten lezen voordat u deze verzendt om er zeker van te zijn dat deze goed klinkt.
- Spelfouten of ontbrekende woorden kunnen de impact van uw e-mail echt verminderen, dus neem de tijd om uw schrijven te proeflezen.
Methode 2 van 3: Een formele klachtenbrief schrijven
Stap 1. Stuur een brief naar een bedrijf of als je geen reactie hebt gekregen
Als u teleurgesteld bent over een product of het gedrag van een bedrijf, is het schrijven van een formele brief waarin uw klacht wordt beschreven de meest professionele manier om met hen te communiceren. Als u op geen enkele andere manier in contact kunt komen met iemand, gebruik dan een formele brief als laatste redmiddel om uw teleurstelling te uiten en uw problemen gedetailleerd te beschrijven.
U kunt ook een brief gebruiken als laatste poging om te bewijzen dat u contact heeft gezocht met iemand om uw probleem met hen te bespreken
Stap 2. Geef uw probleem duidelijk aan in de eerste zin
Waar je ook teleurgesteld over bent, maak het meteen duidelijk door het in de allereerste zin van je brief te zetten. Wees direct en bondig en formuleer uw probleem of klacht duidelijk en professioneel om de toon te zetten voor uw hele brief.
- Als u bijvoorbeeld naar een bedrijf schrijft om te klagen over een beleid dat gevolgen voor u heeft, kunt u beginnen met: "Ik schrijf om mijn frustratie en teleurstelling te uiten over het retourbeleid van uw bedrijf."
- Als je een brief schrijft aan iemand die je niet hebt kunnen bereiken, probeer dan te beginnen met iets als: "Ik schrijf deze brief omdat je niet hebt gereageerd op mijn vragen over mijn borg nadat ik niet in staat was om contact op te nemen met telefonisch of per e-mail.”
Stap 3. Gebruik de hoofdtekst van uw brief om details en informatie met betrekking tot uw probleem toe te voegen
Nadat je je teleurstelling en probleem hebt vermeld, gebruik je de rest van je brief om specifieke details en informatie toe te voegen om je brief uit te breiden en je frustratie uit te leggen. Vermeld alle stappen die u heeft genomen om uw probleem op te lossen, evenals de inspanningen die u heeft geleverd om contact met hen op te nemen voor hulp.
Tip:
Als u heeft geprobeerd contact met hen op te nemen of als zij hebben beloofd om uw zorgen weg te nemen, vermeld dan de datums waarop u contact met hen heeft gezocht of als zij hebben toegezegd het probleem op te lossen.
Stap 4. Vermijd boze, sarcastische of dreigende taal in je brief
Houd uw taal en toon in uw brief formeel en professioneel. Gebruik nooit godslastering of dreigende taal en vermijd sarcasme, zodat uw schrijven zo professioneel mogelijk overkomt.
- Als u ooit uw brief voor een rechtszaak moet overleggen, wilt u er natuurlijk zo professioneel mogelijk uitzien.
- Door te vloeken of gewelddadige taal te gebruiken, kom je agressief en onprofessioneel over.
Stap 5. Voeg kopieën toe van alle documenten die relevant zijn voor uw klacht
Als u foto's, contracten of andere documenten hebt die uw beweringen ondersteunen of bewijzen, maak er dan een kopie van en voeg ze bij uw brief. Zorg ervoor dat u ernaar verwijst in uw brief om nog meer geldigheid toe te voegen aan eventuele beweringen die u doet.
In je brief zou je bijvoorbeeld iets kunnen zeggen als: "Ik heb foto's bijgevoegd van hoe het eindproduct eruit zag, wat, zoals je kunt zien, verre van bevredigend is."
Stap 6. Voeg uw contactgegevens toe na uw conclusie
Sluit uw brief af met een alinea die uw belangrijkste zorgen samenvat en de acties die u zou willen ondernemen om deze op te lossen. Als u wilt dat de persoon of het bedrijf contact met u opneemt om te proberen het probleem op te lossen of de kwestie verder te bespreken, vermeld dan uw contactgegevens onderaan.
- Onderteken de brief met een formele afsluiting zoals 'Met vriendelijke groet', 'Met vriendelijke groet' of 'Respectvol' gevolgd door uw naam.
- Geef het telefoonnummer of e-mailadres op dat u wilt dat ze gebruiken om contact met u op te nemen.
Stap 7. Verstuur de brief met aangetekende post zodat er voor getekend moet worden
Gebruik aangetekende post of een briefbezorgingsoptie waarbij de ontvanger moet tekenen, zodat u een bewijs hebt dat het is ontvangen. Bewaar het ontvangstbewijs voor het geval u ooit moet bewijzen dat u hen een brief hebt geschreven of deze voor een rechtszaak hebt verstrekt.
Methode 3 van 3: Professioneel met iemand praten
Stap 1. Praat rechtstreeks met iemand als je niet wilt dat het op de plaat staat
Als je liever je teleurstelling uitspreekt zonder papieren spoor of zonder je zorgen te maken dat je gesprek later onder de loep wordt genomen, is een persoonlijk gesprek de juiste keuze. Bovendien stelt een direct gesprek met iemand je in staat om hun reacties te peilen en een persoonlijker tintje te geven.
- Het kan vaak ook veel sneller zijn om gewoon met iemand te praten over wie je teleurgesteld bent.
- Door met iemand te praten, kun je je eigen lichaamstaal en stemgeluid gebruiken om je frustratie of teleurstelling echt over te brengen.
Stap 2. Vraag de persoon om u persoonlijk te ontmoeten om het probleem te bespreken
Praat met de persoon weg van andere mensen, zodat je jezelf vrij kunt uiten zonder ze mogelijk in verlegenheid te brengen. Plan een vergadering of vraag hen om u ergens te ontmoeten, zoals een vergaderruimte, kantoor of zelfs een coffeeshop, zodat het professioneler is.
- Bel of stuur ze een e-mail om te vragen welke tijd en plaats het beste voor hen is.
- Als u zich in een situatie bevindt waarin u uw teleurstelling niet persoonlijk kunt uiten, probeer dan zo professioneel mogelijk te blijven en uw kalmte onder controle te houden.
Tip:
Als je meteen met ze moet praten, zeg dan iets als: 'Heb je even een momentje? Ik moet met je praten."
Stap 3. Begin het gesprek door ze te bedanken en te vragen hoe het met ze gaat
Voordat je begint met het uiten van je teleurstelling, neem dan even de tijd om de persoon te bedanken voor de tijd die hij heeft genomen om je te ontmoeten en om hun stemming te peilen. Vraag hen hoe het met ze gaat en of ze bereid zijn om met u over het probleem te praten. Als ze boos of opgewonden lijken, probeer ze dan te kalmeren of wacht om later met ze te praten. Als ze in orde lijken, ga je gang en begin je met het bespreken van je probleem of probleem.
- Door op de juiste manier te beginnen, zal het gesprek soepel en professioneel verlopen.
- U kunt bijvoorbeeld beginnen met iets te zeggen als: 'Heel erg bedankt voor uw tijd. Ik zal niet te lang duren, ik moet gewoon echt iets met je bespreken."
Stap 4. Geef uw klacht duidelijk en direct weer
Vertel de persoon waarom je teleurgesteld bent in specifieke en emotieloze taal. Wees direct en objectief en som alle redenen op waarom u ontevreden bent, maar vermijd ze uit te schelden met een lijst met wandaden. Gebruik kalme, professionele taal om je gevoelens over te brengen en vermijd het verheffen van je stem of het gebruik van godslastering.
- Door te schreeuwen en te vloeken kom je alleen maar agressief en onprofessioneel over.
- Vertel ze bijvoorbeeld hoe je je voelt zonder al te emotioneel te worden. Je zou iets kunnen zeggen als: "Als je zoiets doet, krijg ik echt het gevoel dat het je niet kan schelen hoe het me beïnvloedt, en om eerlijk te zijn, het is kwetsend en teleurstellend.
Stap 5. Vraag hen of ze nog vragen hebben voordat u uw vergadering beëindigt
Als je eenmaal je teleurstelling hebt geuit en je redenering hebt uitgelegd, geef de persoon dan de kans om te praten. Vraag hen of ze vragen voor je hebben of als ze onduidelijk zijn over iets dat je hen hebt verteld, zodat er geen verwarring is. Bedank ze vervolgens nogmaals voor hun ontmoeting voordat u het gesprek beëindigt.
Bied indien mogelijk oplossingen of verbeteringen voor de toekomst
Tips
- Typ nooit een e-mail, schrijf een brief of voer nooit een gesprek terwijl je boos bent. Haal een paar keer diep adem om jezelf te kalmeren voordat je begint, zodat je een helder hoofd hebt.
- Vermijd een gesprek met iemand in het bijzijn van andere mensen. Wacht tot ze beschikbaar zijn om te praten en privé met ze af te spreken.
