Persoonlijke bestanden kunnen gemakkelijk en snel ongeorganiseerd worden. Hoe ongeorganiseerder uw bestanden worden, hoe moeilijker het zal zijn om ze in de toekomst terug te vinden. Om ervoor te zorgen dat uw persoonlijke bestanden gemakkelijker kunnen worden gevonden en opgeborgen, moet u er even de tijd voor nemen om ze goed te ordenen. Het exacte systeem dat u gebruikt, is aan u. Er zijn echter enkele basismethoden voor het ordenen van persoonlijke bestanden die u kunt gebruiken om uw bestanden op orde te krijgen.
Stappen
Deel 1 van 4: De basisorganisatiemethoden gebruiken
Stap 1. Houd het simpel
Het doel van het maken van een archiefsysteem is om het uzelf gemakkelijker te maken. U wilt voorkomen dat uw systeem te ingewikkeld of verwarrend wordt. Door uw systeem zo eenvoudig mogelijk te houden, kunt u gemakkelijk alle documenten opslaan of ophalen waarmee u mogelijk moet werken.
- Berg alleen op wat je nodig hebt. Als u te veel opslaat, kan uw systeem onhandig en moeilijk te gebruiken worden.
- Vermijd onnodige complexiteit in uw bestandssysteem.
- Gooi bestanden weg waarvan u zeker weet dat u ze niet meer nodig heeft.
Stap 2. Gebruik de juiste hoeveelheid diepte in uw systeem
Het kan verleidelijk zijn om veel verschillende categorieën en subcategorieën te maken waarin uw bestanden passen. Het is echter een goed idee om alleen brede categorieën te maken en er niet zoveel te gebruiken als u absoluut nodig heeft. Het creëren van te veel categorieën kan resulteren in een onhandig en inefficiënt archiveringssysteem. Zorg ervoor dat u de juiste hoeveelheid organisatorische diepte in uw systeem creëert om het soepel te laten werken.
- Maak geen al te gedetailleerde subcategorieën voor uw systeem. Bijvoorbeeld: "Ontvangsten, eten, brood" zou veel te gedetailleerd zijn om nuttig te zijn.
- Het hebben van een categorie voor maandelijkse of wekelijkse ontvangsten is misschien meer geschikt voor uw archiveringssysteem.
- Het hebben van een sectie voor klanten en deze vervolgens in alfabetische volgorde rangschikken, is een voorbeeld van een effectief niveau van diepte.
Stap 3. Maak uw bestanden gemakkelijk vindbaar
Uw archiveringssysteem heeft veel baat bij duidelijke visuele aanwijzingen die u precies laten weten waar iets is opgeslagen. Door de secties van uw bestandssysteem duidelijk te maken, kunt u snel een item of bestand vinden. Houd enkele van deze tips in gedachten wanneer u uw bestanden wilt laten opvallen:
- Gebruik gekleurde mappen om bepaalde categorieën of secties aan te duiden.
- Probeer een handige lijst bij te houden van de kleuren en de categorieën die je eraan hebt toegewezen.
- Gebruik een labelmaker om je bestanden duidelijk te labelen.
- Houd de snit van uw mappen bij. Probeer slechts één map te gebruiken voor elke categorie of sectie.
Stap 4. Denk na over de soorten bestandscontainers die u nodig hebt
Voordat u uw bestanden kunt ordenen, moet u iets vinden om ze te plaatsen. Welk type bestandscontainers u precies gebruikt, hangt af van de hoeveelheid bestanden die u moet opslaan, hoe belangrijk ze zijn, de afmetingen van de documenten en de frequentie waarmee u ze moet openen. Bekijk enkele van deze tips om een idee te krijgen welke bestandscontainers geschikt voor u kunnen zijn:
- Als u zeer belangrijke documenten moet bewaren, overweeg dan om een brandveilige opslagcontainer aan te schaffen.
- Het vinden van het Underwriters' Laboratory-zegel op een container kan erop wijzen dat de container uw bestanden ongeveer een uur zal beschermen bij een brand met temperaturen van 1700 graden Fahrenheit.
- Voor gewone bestanden kunt u een eenvoudige archiefkast aanschaffen. Overweeg voor gevoelige of vertrouwelijke bestanden de aanschaf van een veiligere archiefkast of een kluis.
- Zorg ervoor dat uw archiefcontainer voldoende ruimte heeft voor al uw bestanden.
- Als u documenten van ongebruikelijk formaat heeft, controleer dan of ze in uw opslagcontainer passen. Documenten van Legal-formaat kunnen bijvoorbeeld van invloed zijn op de grootte van de benodigde map en op de opslagafmetingen.
Deel 2 van 4: Uw documenten ordenen
Stap 1. Verzamel al uw documenten
Voordat u aan de slag kunt met het ordenen van uw documenten, moet u ervoor zorgen dat u al uw documenten voor u hebt. Maak je nog geen zorgen over hoe je bestanden zijn georganiseerd of gerangschikt. Verzamel voor nu alle documenten waarvan u denkt dat ze moeten worden opgeslagen en bereid u voor om ze te sorteren.
- Haal oudere documenten eruit die je al hebt gesorteerd. Misschien wilt u ze opnieuw rangschikken zodat ze passen bij het nieuwe systeem dat u aan het maken bent.
- Zorg ervoor dat u al uw recente documenten hebt verzameld en klaar om te sorteren.
Stap 2. Sorteer uw bestanden in actieve en archiefitems
Wanneer u uw bestanden organiseert, kan het handig zijn om ze in twee hoofdcategorieën in te delen: actieve bestanden waarmee u moet werken en archiefbestanden die u moet opbergen. Dit zal u helpen toegang te krijgen tot de bestanden die u vaker gebruikt en de bestanden die u niet direct nodig heeft, netjes op te bergen.
- Actieve bestanden zijn documenten die u nog vaak moet adresseren, raadplegen of anderszins raadplegen.
- Archiefbestanden zijn documenten die u in de nabije toekomst niet nodig zult hebben, maar die u toch moet bewaren.
Stap 3. Maak en label de juiste categorieën voor uw systeem
Nadat u uw bestanden op één plek hebt verzameld, kunt u ze snel inventariseren. Let tijdens het bekijken van uw bestanden op de algemene categorieën waarin ze mogelijk passen. Schrijf deze categorieën op om het basisorganisatiesysteem te creëren dat u voor uw bestanden gaat gebruiken. Bekijk enkele van deze veelvoorkomende categorieën om een idee te krijgen van welke u mogelijk wilt gebruiken:
- Juridische documenten met subcategorieën zoals geboorteakten, overlijdensakten of huwelijksakten.
- Financiële documenten die betrekking hebben op uw financiële overzichten uit het verleden, creditcardgegevens, kredietrapporten of jaarlijkse financiële overzichten.
- Eigendomsgegevens.
- Persoonlijke documenten zoals diploma's, arbeidsgegevens, medische dossiers en verzekeringspolissen.
Stap 4. Bewaar documenten voor langdurige opslag
Plaats documenten die u hebt gelabeld als archiefbestanden in uw langetermijnopslagcontainer. Deze bestanden zullen niet vaak worden geopend, dus zorg ervoor dat ze in de juiste categorieën in het archiefsysteem worden geplaatst, zodat ze later kunnen worden opgehaald. Archiefbestanden zullen waarschijnlijk het grootste deel van uw gearchiveerde en georganiseerde documenten uitmaken.
- Opslag op lange termijn kan worden onderverdeeld in twee andere categorieën: permanente bestanden en "dode" bestanden.
- Permanente bestanden kunnen onderwijsdocumenten, arbeidsdocumenten of andere belangrijke papieren bevatten die u mogelijk nog moet inzien.
- "Dode" bestanden zijn documenten die u mogelijk niet opnieuw hoeft te openen. Oude belastinggegevens passen mogelijk in deze categorie. Houd er echter rekening mee dat belastingaangiften zeven jaar moeten worden bewaard.
Stap 5. Plaats uw huidige documenten in uw actieve documentsectie
Documenten die u vaak zult gebruiken of die u nog moet bekijken, moeten in uw actieve documentensectie worden geplaatst. Met deze sectie in uw archiefsysteem krijgt u snel toegang tot documenten die nog niet helemaal klaar zijn voor archivering. Hieronder volgen de vier meest voorkomende actieve documentcategorieën die u zou kunnen gebruiken:
- Documenten die nog uw aandacht nodig hebben.
- Documenten die u nog moet lezen of nakijken.
- Rekeningen die u nog moet betalen.
- Documenten die klaar zijn voor langdurige opslag.
Deel 3 van 4: Elektronische bestanden ordenen
Stap 1. Begin met brede categorieën en word dan specifieker
Net als bij uw fysieke bestanden, wilt u beginnen met de breedste categorieën waarin uw bestanden passen. Als u bijvoorbeeld een onafhankelijke contractant bent, wilt u misschien uw bestanden per werkgever ordenen. Dat wil zeggen, maak een map voor elk van hen. Vervolgens moet u uw bestanden binnen elke brede categorie opsplitsen in kleinere. Dit betekent dat uw werkgeversmappen verder kunnen worden opgesplitst in verschillende mappen met informatie over elk project bij die werkgever.
- Overweeg om consistent te blijven binnen elke brede categorie. Dit maakt uw bestanden gemakkelijker te vinden. U kunt bijvoorbeeld de submap voor elk project bestanden laten bevatten zoals 'projectdocumenten', 'facturering' en 'communicatie'.
- U kunt mappen ook grofweg op jaar ordenen als dat gemakkelijker of relevanter lijkt voor uw bestanden.
Stap 2. Scan of download bestanden die u nog niet elektronisch hebt
Het kan handig zijn om al uw bestanden elektronisch op één plek te bewaren. Ondanks de benodigde tijd, moet u proberen zoveel mogelijk van uw fysieke documenten in te scannen, zodat ze elektronisch kunnen worden opgeslagen en er een back-up van kan worden gemaakt. Zorg er bovendien voor dat u alle bestanden downloadt die op andere plaatsen online staan, voor het geval de hostingwebsite ontoegankelijk wordt wanneer u de bestanden opnieuw nodig heeft. Organiseer deze bestanden zoals u alle andere zou doen.
Stap 3. Geef uw bestanden specifieke namen
Bestandsnamen moeten gemakkelijk te begrijpen en uniek zijn. Dat wil zeggen, u zou in staat moeten zijn om naar uw bestandsnamen te kijken en onmiddellijk te weten wat er in staat. Probeer een datum, een betekenaar van de mappen die het bestand zullen bevatten en een individuele descriptor op te nemen. Een factureringsbestand dat in juni 2016 voor uw klant X Corp is gemaakt, kan bijvoorbeeld '0616_XCorp_Invoice_2' worden genoemd. Hierdoor weet u precies wat het bestand bevat zonder de tijd te nemen om het te openen.
Welk systeem u ook gebruikt om uw bestanden een naam te geven, zorg ervoor dat u dit consequent doet. Als je eenmaal een systeem hebt gekozen, blijf er dan bij; het zal moeilijk zijn om later terug te gaan en al uw bestanden te hernoemen
Stap 4. Maak regelmatig een back-up van uw bestanden
Het belangrijkste gevaar van het elektronisch bewaren van bestanden is dat uw informatie vatbaar is voor verlies door een computercrash. Wees hierop voorbereid door regelmatig een back-up van uw bestanden te maken op een online back-upservice, cd's of een externe harde schijf. Zorg ervoor dat u deze opslagapparaten net zo duidelijk labelt als uw bestanden. Als je een externe schijf of cd's hebt, overweeg dan om ze op een veilige plaats te bewaren, weg van je hoofdverblijfplaats om totaal verlies door brand of natuurrampen te voorkomen.
Deel 4 van 4: Uw archiefsysteem onderhouden
Stap 1. Blijf op de hoogte van uw systeem
Nadat u uw vulsysteem heeft gemaakt, wilt u het blijven gebruiken zoals u het bedoeld had. Te ver achterblijven, items negeren die moeten worden gearchiveerd of items onjuist archiveren, kunnen allemaal het harde werk dat je hebt gedaan ongedaan maken. Zorg ervoor dat je je archiveringssysteem bijhoudt om het voor je te laten werken.
- Af en toe zoeken naar bestanden die niet op hun plaats zijn, kan helpen om uw systeem op orde te houden.
- Vergeet niet uw actieve documenten op te bergen in uw archiefdocumentopslag.
Stap 2. Verwijder oude bestanden
Sommige bestanden zijn nodig om voor een lange tijd op te slaan. Uw archiefsysteem zal echter eindig zijn en u zult regelmatig bestanden moeten verwijderen die niet langer nodig zijn. Regelmatig wieden van uw bestandssysteem zal helpen dat systeem op orde te houden en naar behoren te laten functioneren.
- Veel oude financiële documenten zullen jarenlang moeten worden bewaard.
- Oude begrotingen, jaarrekeningen of jaarpolissen hoeven maar één jaar te worden bewaard.
- Als u oude bestanden verwijdert, ontstaat er ruimte voor inkomende documenten.
- Als u bestanden verwijdert die niet nodig zijn, wordt het gemakkelijker om documenten te vinden die u wel nodig hebt.
- Hetzelfde geldt voor elektronische bestanden. Verwijder alle dubbele, verouderde of onnodige documenten van eerdere projecten.
Stap 3. Archiveer oude elektronische bestanden
Oude bestanden die nog relevant zijn of waar ooit naar kan worden verwezen, kunnen worden gearchiveerd. Dit betekent dat u ze buiten uw standaard archiefsysteem moet bewaren, maar ze wel georganiseerd en toegankelijk moet houden. Overweeg een extra brede categorie in te stellen voor gearchiveerde bestanden. Verplaats ongebruikte bestanden naar deze map met de opmaak van de submap intact. Als u gearchiveerde bestanden uit de weg wilt houden op uw bestandsscherm, probeer dan een "z" voor de bestandsnaam te plaatsen, zodat deze onderaan uw alfabetische bestandsvolgorde komt. Je zou het bijvoorbeeld "z_archive" of iets dergelijks kunnen noemen.
Stap 4. Stroomlijn uw archiveringssysteem
Uw bestanden op orde krijgen en ze op die manier houden, kan beide nuttig zijn als het gaat om uw persoonlijke organisatie. Er zal echter altijd ruimte zijn voor verbetering in uw archiveringssysteem. Terwijl u doorgaat met het werken met uw archiveringssysteem, moet u eventuele verbeteringen in de gaten houden die u kunt aanbrengen om het nog effectiever te maken.
- Misschien wilt u categorieën verwijderen die u niet lijkt te gebruiken.
- Categorieën die te veel lijken te worden gebruikt, moeten mogelijk worden opgesplitst in kleinere categorieën.
