Er zijn weinig vaardigheden belangrijker dan georganiseerd zijn. Als je eenmaal hebt geleerd om georganiseerd te worden, kun je die vaardigheden met je meenemen in je school-, thuis- of werkleven. Blijf productief en vermijd stress door goede organisatorische vaardigheden te ontwikkelen.
Stappen
Methode 1 van 4: Organisatorische vaardigheden verwerven op school
Stap 1. Koop een ruime rugzak
Een goede rugzak met meerdere vakken kan helpen bij je organisatieontwikkeling. Bewaar boeken in één zak, opdrachten en klasmappen in een andere, en schoolmaterialen zoals potloden en rekenmachines in een andere.
Stap 2. Maak aantekeningen in de klas
Je kunt meerdere notitieblokken gebruiken (één voor elke klas) of slechts één groot notitieboek, opgedeeld in secties met verdelers voor elke klas. Luister goed naar je docenten of professoren en schrijf relevant materiaal in de bijbehorende notitieboekjes.
Stap 3. Organiseer schoolwerkevenementen en -opdrachten
Zet al je toegewezen huiswerk, toetsen en projecten in een lijst. Bestel ze op de vervaldatum. Als je bijvoorbeeld je wiskundehuiswerk morgen moet inleveren, je geschiedenistoets over vier dagen en je natuurkundehuiswerk over twee dagen, maak dan je wiskundehuiswerk af, dan je natuurkundehuiswerk en studeer dan voor je geschiedenistoets.
- Als je twee opdrachten op dezelfde dag moet doen, doe dan eerst de gemakkelijkere. Op deze manier kun je het uit de weg ruimen en een prestatie onder je riem hebben om je momentum en motivatie hoog te houden.
- Als je nieuwe opdrachten, projecten en toetsen krijgt, schrijf ze dan op in een dagelijks notitieboekje. Raadpleeg aan het eind van de dag het notitieboekje en pas je grotere lijst met bestaande opdrachten en toetsen aan door de nieuwe opdrachten op te nemen.
- Neem een planner. Een planner is een speciaal notitieboek dat speciaal is ontworpen om u te helpen uw tijd in te plannen en deadlines voor toetsen, huiswerk en projecten te ordenen.
Stap 4. Gebruik mappen om je opdrachten te beheren
Je kunt voor elke klas één map hebben. Gebruik mappen met verschillende kleuren en probeer ze te matchen met de omslagen van het bijbehorende leerboek voor die klas.
Binnen elke map is het handig om (minstens) twee vakken te hebben. Je kunt één zak gebruiken voor voltooide opdrachten die je wilt inleveren, en één zak voor opdrachten die je niet hebt voltooid en moet afmaken. Als je een derde zak in je map hebt, plaats je geretourneerde en beoordeelde opdrachten daarin
Stap 5. Plak notities op belangrijke documenten
Als je gekleurde plaknotities hebt, hoef je er niet eens op te schrijven. U kunt bijvoorbeeld een roze plaknotitie in een tekstboek plaatsen, waarbij de helft uitsteekt over de bovenrand van een pagina die u later wilt bestuderen. Je zou een groene plaknotitie kunnen plakken op opdrachten die volgende week ingeleverd moeten worden. Gebruik een systeem dat voor u logisch is om vervaldatums of belangrijkheidsniveaus aan te geven.
Als je niet-gekleurde plaknotities gebruikt, schrijf dan de relevante informatie op de plaknotitie. U kunt bijvoorbeeld 'Inleveren op dinsdag 2 november' schrijven om u eraan te herinneren wanneer iets af moet zijn
Stap 6. Gebruik kleurpotloden of markeerstiften op belangrijke passages
Wanneer u probeert de hoofdgedachte van een tekst of belangrijke informatie binnen een bepaalde alinea te identificeren, trekt u eronder met een kleurpotlood of gaat u eroverheen met een markeerstift. Zo wordt je oog er automatisch naar toe getrokken als je later door de tekst bladert.
Schrijf niet in studieboeken die u niet bezit
Methode 2 van 4: Organisatorische vaardigheden op het werk bevorderen
Stap 1. Bepaal wat u wilt bereiken met organisatie
Wil je sneller werken? Wilt u minder tijd besteden aan het zoeken naar documenten of bestanden? Organisatorische vaardigheden kunnen veel aspecten van uw workflow verbeteren. Om u te helpen gefocust te blijven op de beste stappen om uw ongeorganiseerde werkgewoonten te verhelpen, moet u nadenken over hoe het eindresultaat van een meer georganiseerd kantoor of werkruimte eruit zou kunnen zien.
Stap 2. Begin met het ontwikkelen van organisatorische vaardigheden met kleine, praktische stappen
Het ontwikkelen van organisatorische vaardigheden kan enige tijd duren. Breek het in kleinere, beter hanteerbare brokken om de last te verlichten. Probeer elke dag ten minste één nieuwe organisatietechniek in uw workflow te integreren.
- U kunt bijvoorbeeld beginnen met het ordenen van uw bureaulade. De volgende dag begin je misschien met het ordenen van je opslagmappen en bestanden. De derde dag kunt u proberen uw projectwachtrij opnieuw te ordenen, zodat de werkprojecten die het snelst moeten worden uitgevoerd bovenaan staan.
- Denk na over uw werkruimte en vind kleine manieren om elke dag meer georganiseerd te worden.
Stap 3. Werk eerst aan de meest urgente opdrachten
Geef elke opdracht of project een aparte map en sorteer ze op vervaldatum of belangrijkheid. Nadat u een project hebt voltooid, maakt u de map leeg en plaatst u documenten die u niet meer nodig hebt.
Als je niet zeker weet welke opdrachten het meest urgent zijn, of meer tijd nodig hebt om ergens aan te werken, vraag dan aan je baas welke taken absoluut cruciaal zijn en welke kunnen worden uitgesteld
Stap 4. Gooi rommel weg
Je hebt waarschijnlijk veel spullen in je hokje of werkruimte die niets met je werk te maken hebben. Recycle het, gooi het weg of neem het mee naar huis. Zo moet je afhaalmenu van de lokale Chinese joint gerecycled worden. Zelfs sommige werkgerelateerde documenten of items moeten worden verwijderd. Je hebt bijvoorbeeld geen twee scharen of twee nietmachines nodig. Zoek een geschikte plek voor de extra spullen in je werkruimte.
Stap 5. Gebruik de one-touch-regel
De one-touch-regel vereist dat u een bepaald memo of document onmiddellijk weggooit, archiveert of ernaar handelt (bijvoorbeeld door erop te antwoorden). Door binnenkomende documenten direct af te handelen, voorkomt u een opeenhoping van ongelezen documenten.
Stap 6. Plaats oude documenten die je opnieuw moet raadplegen in mappen
Label elke map duidelijk volgens de inhoud ervan. U kunt bijvoorbeeld een map "Budget - 2012" labelen en alles met betrekking tot de begroting 2012 in die map plaatsen.
Bewaar of bewaar geen documenten die u niet meer nodig heeft
Stap 7. Zoek een geschikte opslagruimte voor de benodigde documenten
Nadat u uw oude documenten hebt gearchiveerd, moet u een manier vinden om ze op te slaan. Je kunt ze bewaren in kleine plastic dozen of in verticale archiefkasten. Welke methode u ook kiest, zorg ervoor dat ze worden geordend op een manier die voor u logisch is.
Uw bedrijf of werkgever heeft mogelijk een protocol voor het bewaren van benodigde documenten. Vraag ernaar als je het niet zeker weet
Stap 8. Maak checklists
Maak elke dag een lijst van alles wat je die dag moet doen. Rangschik de items van meest naar minst belangrijk. De belangrijkste dingen zijn de dingen die je moet doen, of dingen die een deadline of tijdslimiet hebben. De minst belangrijke dingen zijn diegene die indien nodig tot een andere dag kunnen wachten.
- Als je bijvoorbeeld de hond moet ophalen bij de dierenarts, boodschappen moet doen en een boek moet lezen, beslis dan wat het belangrijkste is (de hond ophalen) en beslis dan welke van de twee resterende taken je liever doet.
- Planners zijn goede hulpmiddelen om uw tijd te beheren. Een goede planner heeft zowel een kalender als een dagelijkse weergave, zodat je meer details kunt toevoegen voor dingen die je moet doen.
Methode 3 van 4: Organisatorische vaardigheden thuis leren
Stap 1. Ruim regelmatig op
U kunt de huishoudelijke taken permanent opsplitsen of ervoor kiezen om de opruimtaken te rouleren. Het huis schoon houden, met of zonder een volledig gezin, kost veel energie en kan helpen bij het ontwikkelen van plannings- en organisatorische vaardigheden.
- Als uw gezin ervoor kiest om permanent opruimtaken toe te wijzen, doet u misschien elke avond de afwas, doet iemand anders de was en kan iemand anders het stofzuigen doen.
- Als u ervoor kiest om opruimtaken roulerend toe te wijzen, kunt u een kalender gebruiken om bij te houden wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer. Je zou kunnen schrijven "Bobby, afwas / Sandra, was / Mike, stofzuigen" op zondag van een week. De volgende zondag zou je kunnen schrijven "Sandra, afwas / Mike, was / Bobby, stofzuigen."
Stap 2. Berg dingen op als je er klaar mee bent
Alles moet een eigen plek krijgen. Nadat je iets hebt gebruikt, plaats je het terug waar het hoort. Zet bijvoorbeeld zout en peper op tafel waar ze horen en zet vuile vaat in de gootsteen als je klaar bent met eten. Moedig de rest van uw huishouden aan om hetzelfde te doen.
Stap 3. Kies een aangewezen studie- of werkruimte
Studeer of werk in een ruimte die stil, schoon en goed verlicht is. Het kan handig zijn om een bureau of tafel te hebben om aan te werken. Voorraad de laden met kleine containers met nuttige materialen zoals potloden, gummen en paperclips.
Probeer je studieruimte vrij te houden van afleiding zoals tv en videogames. Dit kan het gemakkelijker maken om georganiseerd en gefocust te blijven op uw werk
Stap 4. Selecteer een specifieke tijd om tijd te studeren
Maak tijd vrij om te studeren voor toetsen en je huiswerk te maken. Idealiter zou je elke dag op hetzelfde tijdstip moeten studeren. Denk na over je schema en kies een moment waarop je je fris en gemotiveerd voelt om wat werk gedaan te krijgen. De beste tijd om te studeren is meestal niet direct na school. Probeer te wachten tot kort na het eten, zodat je wat tijd hebt om te ontspannen, te douchen of met je vrienden te praten.
Als je bijvoorbeeld elke dag om drie uur thuiskomt en graag een hapje wilt eten en met je ouders wilt kletsen, maak dan tussen zes en acht uur tijd vrij om te werken. Verleng de studieperiode indien nodig
Stap 5. Zorg voor een vaste bedtijd
Voldoende slapen is altijd een uitdaging. Een regelmatige bedtijd en wektijd maakt het gemakkelijker. Zet een wekker zodat je elke ochtend op hetzelfde tijdstip wakker wordt. Zet indien nodig ook een wekker om aan te geven wanneer je naar bed moet.
- Met een regelmatige bedtijd is het misschien makkelijker om volledig uitgerust wakker te worden en hoef je niet te klauteren naar je ontbijt, boeken, opdrachten, rugzak of koffer.
- Volwassenen moeten elke nacht minimaal zeven uur slapen. Streef ernaar om minstens zoveel uren slaap te krijgen. Als u bijvoorbeeld elke ochtend om 8:00 uur wilt opstaan, moet u om middernacht naar bed gaan om uzelf de tijd te geven om in slaap te vallen.
Methode 4 van 4: Organisatorische vaardigheden ontwikkelen met technologie
Stap 1. Profiteer van technologie
Telefoons, computers en tablets hebben veel handige organisatorische hulpmiddelen. U kunt bijvoorbeeld de agenda van uw telefoon gebruiken om automatische herinneringen te maken dat een bepaalde opdracht binnenkort moet worden voltooid of dat er een vergadering aankomt. Hoewel deze tools een lichte leercurve kunnen hebben, zal het gebruik ervan u helpen uw organisatorische vaardigheden te ontwikkelen.
- U kunt ook handige organisatie-apps downloaden om u te helpen organisatorische vaardigheden te ontwikkelen. Things is een app waarmee je checklists kunt maken en complexe taken in eenvoudige stappen kunt opsplitsen. RescueTime is een andere handige app waarmee u uw tijd kunt bijhouden wanneer u online bent door te controleren en aan u te rapporteren waar u het meest naar kijkt.
- Naast de kalender kunt u met uw telefoon namen, telefoonnummers, e-mailadressen en thuis- of bedrijfsadressen ordenen.
Stap 2. Organiseer uw elektronische bestanden
Maak een map met de naam voor elke opdracht of klas waaraan u werk moet toevoegen. U kunt bijvoorbeeld drie mappen maken met de namen 'Geschiedenis', 'Engels' en 'Sociologie'. Binnen elke map kun je nieuwe mappen toevoegen met datums voor elke week aan opdrachten die je hebt.
- U kunt bijvoorbeeld een map maken met de naam "6/6 - 6/10/2016" om al uw opdrachten te beheren die zijn geschreven tussen de datums die in de map worden genoemd.
- Als alternatief kunt u al uw bestanden over een bepaald project of onderwerp in één map bewaren en de ingebouwde organisatie-opties van het besturingssysteem gebruiken om de bestanden te sorteren op aanmaakdatum.
Stap 3. Gebruik de one-touch-regel voor e-mail
Wanneer u een e-mail ontvangt, beantwoord deze dan indien nodig onmiddellijk of archiveer deze als u denkt deze in de toekomst nodig te hebben. Verwijder oude berichten die je niet meer nodig hebt. Controleer uw e-mail minstens één keer per dag om er zeker van te zijn dat ze zich niet opstapelen. Hoe meer e-mails je hebt, hoe kleiner de kans dat je ze allemaal wilt (of kunt) bekijken.
Stap 4. Gebruik een digitaal horloge
Een horloge helpt u uw tijd te beheren. Zonder horloge ben je constant op zoek naar een klok, of vergeet je de tijd helemaal.
