De Occupational Safety & Health Administration (OSHA) is een federaal agentschap dat voorschriften opstelt en handhaaft om de Occupational Safety and Health Act en andere gerelateerde federale wetten uit te voeren. OSHA-functionarissen voeren inspecties en onderzoeken uit om ervoor te zorgen dat alle bedrijven voldoen aan de toepasselijke veiligheidsnormen. Als uw bedrijf wordt geciteerd voor het overtreden van een OSHA-veiligheidsnorm, heeft u 15 werkdagen om schriftelijk bezwaar in te dienen tegen het citaat. U kunt zich verdedigen tegen een citaat van een veiligheidsschending door een van de erkende en geaccepteerde excuses te bewijzen voor het niet voldoen aan de norm.
Stappen
Methode 1 van 3: wangedrag van werknemers claimen
Stap 1. Toon een bestaand beleid dat adequaat is om de overtreding te voorkomen
Uw bedrijf moet een veiligheidsbeleid hebben dat specifiek van toepassing is op de OSHA-norm waarvoor u bent aangehaald wegens overtreding.
- Als de veiligheidsnorm bijvoorbeeld wordt behandeld in uw werknemershandboek, zou een kopie van dat handboek dienen als bewijs dat het beleid van kracht was.
- U moet ook enig bewijs hebben dat het beleid werd ingevoerd voordat het incident plaatsvond dat aanleiding gaf tot het citaat - met andere woorden, voordat de OSHA-agent het gedrag observeerde.
- Overweeg een veiligheidscommissie onder werknemers op te richten of een professionele veiligheidsdirecteur in te huren die verantwoordelijk is voor de naleving van de OSHA-veiligheidsnormen.
Stap 2. Bewijs dat de regel aan alle medewerkers is gecommuniceerd
Normaal gesproken moeten uw veiligheidsregels en -beleid op de werkplek een schriftelijke handleiding bevatten die aan alle werknemers wordt uitgedeeld.
- Registraties van eventuele veiligheidstrainingen die u aan werknemers hebt aangeboden, dienen ook als bewijs dat alle werknemers op de hoogte waren van de veiligheidsnormen, als de norm waarvan u werd beschuldigd, in de training was opgenomen.
- Zorg ervoor dat u aanwezig bent of laat medewerkers zich aanmelden wanneer ze een training volgen, zodat u kunt aantonen wie er heeft deelgenomen.
- U kunt ook informatie over regels en veiligheidsnormen communiceren door borden op de werkplek te plaatsen. Als bijvoorbeeld een werknemer werd gezien zonder veiligheidsbril te dragen, zou bewijs dat de werknemer door een deur moest lopen met een bord waarop stond "een veiligheidsbril moet worden gedragen voorbij dit punt" uw bewering ondersteunen dat de overtreding een geïsoleerd incident was van een werknemer wangedrag.
Stap 3. Laat zien dat uw bedrijf methoden heeft om overtredingen te ontdekken
Roosterschema's voor supervisors en interne inspectiechecklists kunnen OSHA aantonen dat de overtreding te zijner tijd zou zijn ontdekt.
- Een verdediging van wangedrag van werknemers kan ook betrekking hebben op de directe leidinggevende die verantwoordelijk is voor het observeren en melden van schendingen van veiligheidsnormen.
- Omdat de verdediging tegen wangedrag van de werknemer nauw verband houdt met de kennis van de werkgever over het gedrag, moet u doorgaans ook aantonen dat u niet op de hoogte was van de overtreding.
- Regelmatige controles van de apparatuur en het testen van medewerkers zijn ook methoden om veiligheidsschendingen te ontdekken.
- Overweeg om een externe veiligheidsadviseur in te huren om werknemers op te leiden en te controleren.
Stap 4. Zorg voor een verslag van consistente handhaving van de regel
Als er aanwijzingen zijn dat er uitzonderingen zijn gemaakt of dat werknemers niet zijn gedisciplineerd voor het overtreden van de regel, zal het onwaarschijnlijk zijn dat u zegeviert met een verdediging tegen wangedrag van een werknemer.
- Als de verdediging van uw werknemer tegen wangedrag zich richt op het wangedrag van een supervisor, moet elke inconsistentie in de handhaving van uw regels in het bijzonder worden verbonden met die supervisor. U kunt bijvoorbeeld één supervisor hebben die werknemers routinematig laat werken zonder de veiligheidsbril die vereist is door OSHA.
- Consistente handhaving speelt in op uw gebrek aan kennis van de overtreding, wat inhoudt dat als u op de hoogte was geweest van de overtreding, u de verantwoordelijke medewerkers zou hebben gestraft.
- De disciplinaire sancties voor het overtreden van veiligheidsregels en -normen moeten worden opgenomen in uw schriftelijke beleid en zonder uitzondering worden gevolgd. Naast disciplinaire maatregelen voor overtredingen, kunt u ook een stimuleringsprogramma overwegen voor werknemers die zich consequent aan de veiligheidsnormen houden.
- Consistente handhaving toont ook aan dat het wangedrag van de werknemer heeft plaatsgevonden zonder medeweten of toestemming van managers of supervisors.
- Houd er rekening mee dat beleid en regels die niet consequent worden gehandhaafd, niet beter zijn dan helemaal geen veiligheidsregels te hebben. Uw medewerkers zullen de regels niet serieus nemen als er geen consequenties zijn aan het overtreden ervan.
Methode 2 van 3: Betwist worden dat naleving niet haalbaar is
Stap 1. Erken dat u de verordening en het doel ervan begrijpt
U kunt niet beweren dat het voor u onhaalbaar of onmogelijk was om aan de verordening te voldoen, tenzij u de verordening kent en de schade die deze zou moeten voorkomen.
U moet aantonen dat u het specifieke gevaar dat verband houdt met de norm waarvan u bent geciteerd wegens overtreding, heeft herkend en beoordeeld
Stap 2. Demonstreer een poging om aan de regel te voldoen
Elk bewijs van inspanningen die uw bedrijf heeft geleverd om aan de norm of regelgeving te voldoen, ondersteunt uw argument dat naleving niet haalbaar was.
- Het is niet genoeg om het maar één keer te proberen - meestal moet u aantonen dat u meerdere pogingen hebt ondernomen om aan de norm te voldoen en dat ze allemaal niet succesvol waren.
- Pogingen om te voldoen moeten ook aan de gang zijn. Over het algemeen moet u aan OSHA aantonen dat de veiligheid van uw werknemers voorop staat en dat u ijverig hebt geprobeerd om aan de regel te voldoen en het onmogelijk vond om dit te doen en toch het specifieke werk of project af te ronden.
Stap 3. Documentatie verstrekken van de ontberingen die het gevolg zouden zijn van naleving
Een ontbering betekent meestal dat de taak niet op een andere manier kan worden voltooid. OSHA beschouwt geen enkele financiële tegenspoed voor uw bedrijf om niet-naleving van veiligheidsnormen te rechtvaardigen.
Houd er echter rekening mee dat het niet voldoende is om simpelweg te zeggen dat naleving van de OSHA-standaard duur zou zijn, of dat u uw productiemethoden zou moeten wijzigen
Stap 4. Laat zien dat je alternatieve maatregelen hebt genomen om werknemers te beschermen
Zelfs als de specifieke norm onmogelijk te implementeren bleek, helpt het uw zaak om andere inspanningen aan te tonen die u heeft geleverd om hetzelfde doel te bereiken.
- Omdat u in wezen moet beweren dat welk werk dan ook moet worden voltooid, helemaal niet kan worden gedaan als u voldoet aan de veiligheidsnorm van OSHA, deze verdediging is buitengewoon moeilijk te bewijzen. OSHA-agenten testen normen in veel contexten voordat regelgeving wordt uitgevaardigd, en om te bewijzen dat naleving voor uw bedrijf onmogelijk is, kan het nodig zijn dat u uw werk onderscheidt van dat van vergelijkbare bedrijven die erin zijn geslaagd om aan de norm te voldoen.
- Bovendien vereisen snelle technologische ontwikkelingen dat u voortdurend op zoek bent naar redelijke alternatieven. Een paar maanden zoeken naar een alternatief en er geen vinden, zal je een jaar later niet van de haak slaan.
Methode 3 van 3: Naleving claimen creëert een groter gevaar
Stap 1. Bewijs uw poging tot naleving
U kunt niet weten dat naleving van de norm een groter gevaar voor uw werknemers zou opleveren dan schending van de norm, tenzij u geprobeerd heeft deze te implementeren.
- Getuigenverklaringen, zoals verklaringen van leidinggevenden of werknemers, kunnen nodig zijn om een poging tot naleving aan te tonen.
- Het tonen van uw pogingen om aan de veiligheidsnormen te voldoen, geeft aan dat u geeft om de veiligheid van uw medewerkers. Zelfs als u niet in uw verdediging slaagt en nog steeds wordt gedagvaard voor de overtreding, kan dit ervoor zorgen dat OSHA uw niet-naleving niet als opzettelijk beschouwt, wat inhoudt dat u opzettelijk handelde met onverschilligheid voor de vereisten of de veiligheid van uw werknemers.
Stap 2. Toon het gevaar aan dat wordt veroorzaakt door naleving
Om deze verdediging effectief te claimen, moet u OSHA kunnen aantonen dat als u zich aan de norm zou houden, uw werknemers daardoor meer gevaar lopen.
- Doorgaans moet u ook kunnen bewijzen dat het gevaar werd veroorzaakt door het naleven van de norm, in plaats van door de specifieke gewoonte of werkpraktijk van een werknemer die gecorrigeerd zou kunnen worden.
- Zelfs als naleving een groter gevaar met zich meebrengt dan niet-naleving, zal uw verdediging waarschijnlijk niet slagen als dat gevaar op de een of andere manier kan worden beheerst.
Stap 3. Geef aan welke alternatieve maatregelen u heeft genomen om werknemers te beschermen
Als u geen alternatieve maatregelen heeft genomen, moet u bewijzen dat er geen alternatieve middelen zijn om werknemers tegen hetzelfde gevaar te beschermen.
- Net zoals laten zien dat u probeerde te voldoen aan de veiligheidsnorm, toont het proberen van andere manieren om hetzelfde resultaat te bereiken aan dat u geeft om de veiligheid van uw werknemers en dat u het probleem niet opzettelijk negeert.
- Tegelijkertijd moet u voorzichtig zijn bij het gebruik van uw eigen methoden of oordeel in plaats van de door OSHA vereiste praktijken. U kunt nog steeds worden gedagvaard voor een overtreding, zelfs als er zich geen ongevallen hebben voorgedaan op uw werkplek en het gevaar is vermeden.
Stap 4. Geef aan of u een afwijking heeft aangevraagd
OSHA kent afwijkingen toe in bepaalde situaties waarin werkgevers niet aan specifieke normen kunnen voldoen.
- Als je geen variantie hebt aangevraagd, moet je aantonen dat een variantie niet gepast zou zijn als je wilt slagen met deze verdediging.
- Door een afwijking aan te vragen, kan OSHA uw alternatieve methode evalueren en bepalen of deze voldoet aan hetzelfde doel als de veiligheidsnorm van de instantie.
