Als u in een medische praktijk werkt of uw eigen praktijk begint, is het plannen van patiëntafspraken een van uw belangrijkste taken. Door uw afsprakenschema overzichtelijk te houden, zorgt u ervoor dat er geen patiënten "verdwalen" in het systeem en dat zowel de patiënten als de artsen een prettige ervaring hebben op de praktijk. Door de productiviteit in uw planning te maximaliseren, kunt u ondertussen meer afspraken boeken en de inkomsten van uw kantoor verhogen.
Stappen
Methode 1 van 3: Een afspraakplanningssysteem opzetten
Stap 1. Laat patiënten telefonisch, persoonlijk en online afspraken maken
Op deze manier zorgt u ervoor dat u de meeste patiënten krijgt en geen potentiële patiënten verliest die op een bepaalde manier geen afspraken kunnen maken. Door mensen in staat te stellen online afspraken te maken, kunt u ook profiteren van 24/7 online toegang en kunt u patiënten afspraken laten boeken buiten kantooruren.
- Naast deze extra efficiëntie, geven patiënten aan zich over het algemeen ook prettiger en minder belast te voelen door online zelfroosteren dan door telefonische afspraken te maken.
- Er is een grote verscheidenheid aan online software voor het plannen van afspraken die u kunt kopen om op kantoor te gebruiken. Enkele van de meest populaire software zijn AppointmentPlus, Booker en Thryv. Natuurlijk kun je ook je eigen planningssoftware bouwen als je codeer- en ontwikkelingsvaardigheden hebt!
Stap 2. Bied patiënten meerdere tijdvakken voor hun afspraak
U wilt ervoor zorgen dat u uw patiënten zoveel mogelijk opties geeft, zodat ze het beste tijdslot voor hun specifieke schema kunnen kiezen. Dit lijkt misschien voor de hand liggend, maar het is erg belangrijk om uw patiënten tevreden te houden en de kans te verkleinen dat ze de afspraak moeten annuleren vanwege een tijdsconflict.
Bijvoorbeeld, in plaats van een patiënt te vragen of dinsdag om 1:00 uur voor hem werkt, geef hem dan de mogelijkheid om een beschikbaar tijdslot te selecteren dat voor hem werkt, zoals dinsdag van 1:00-2:00, 2:00-3:00, of 4:00-5:00
Stap 3. Noteer de contactgegevens van elke geplande patiënt
U moet contact met hen kunnen opnemen om hen te herinneren aan een aanstaande afspraak of om hun volgende boeking opnieuw te plannen. Zorg ervoor dat u het telefoonnummer, het e-mailadres en het postadres van de persoon vraagt wanneer ze voor het eerst een afspraak maken.
Als de persoon de afspraak persoonlijk of telefonisch maakt, vraag hem dan gewoon om deze informatie. Als ze hun afspraak online maken, zorg er dan voor dat u een gebied in uw online portaal opneemt voor contactgegevens van patiënten
Stap 4. Stuur patiënten herinneringen de dag voor hun afspraak
Als patiënten hun afspraaktijd vergeten en niet komen opdagen, leidt dit tot een enorm blok aan tijdverspilling in uw planning. Het gebruik van herinneringen verkleint het risico dat patiënten niet komen opdagen voor hun afspraken en helpt zo deze tijdverspilling te voorkomen.
- Het bellen of sms'en van patiënten is het beste type herinnering, omdat ze eerder een inkomende oproep of sms opmerken dan dat ze in korte tijd een nieuwe e-mail te zien krijgen.
- Het gebruik van een herinneringssysteem kan ook leiden tot een toename van het annuleren en verzetten van ongewenste afspraken, wat ertoe kan leiden dat patiënten meer controle hebben over en dus meer tevreden zijn over hun afspraaktijden.
Stap 5. Zorg voor een aangewezen afspraakplanner voor uw kantoor
Als u niet alleen verantwoordelijk bent voor het bijhouden van het afsprakenschema voor uw kantoor, huur dan iemand in of wijs iemand aan als de belangrijkste afsprakenplanner. Door de verantwoordelijkheid voor het plannen van afspraken bij 1 persoon te leggen, wordt een meer gereguleerde planningsprocedure mogelijk en een planning die beter aansluit bij de behoeften van de patiënt en de voorkeuren van individuele artsen.
Als bijvoorbeeld één persoon verantwoordelijk is voor het plannen van afspraken, kunnen ze zich concentreren op zaken als het matchen van bepaalde patiënten of aandoeningen met bepaalde artsen in plaats van hun aandacht over verschillende taken te verdelen
Methode 2 van 3: Patiënten triageren binnen het schema
Stap 1. Groepeer patiënten met vergelijkbare aandoeningen of problemen op dezelfde dag
Artsen stellen het over het algemeen op prijs om vergelijkbare patiënten rug aan rug te behandelen, omdat het consistentie aan hun werk toevoegt en hen in een meer gerichte medische mentaliteit plaatst. Als u uw afsprakenschema op deze manier organiseert, zullen de artsen in uw kantoor dus gelukkiger zijn en kunnen uw patiënten een effectievere behandeling krijgen.
Als er bijvoorbeeld meerdere patiënten zijn die afspraken plannen voor huidaandoeningen gedurende een bepaalde week, probeer het dan zo in te stellen dat hun afspraken allemaal op dezelfde dag van die week vallen
Stap 2. Gebruik een triage-diagram om afspraken te prioriteren op basis van ernst
De grafiek moet criteria bevatten zoals gemelde symptomen, urgentie van de afspraak en duur van de afspraak. Wanneer u een nieuwe afspraak aan het schema toevoegt, raadpleegt u deze tabel om te bepalen of u de afspraak op dezelfde dag, in de komende dagen of in de komende weken wilt boeken.
- Als iemand bijvoorbeeld belt om een afspraak te maken en symptomen meldt zoals hevige pijn en kortademigheid, pas hem dan zo snel mogelijk in het schema, aangezien zijn toestand zeer ernstig kan zijn.
- Als er geen ruimte in de planning is om iemand met een urgente aandoening direct te zien en je moet de afspraak van een andere patiënt verzetten, dan kun je aan de hand van het schema ook bepalen welke afspraken kunnen worden uitgesteld.
Stap 3. Voorkom dubbele boekingen van nieuwe patiënten en patiënten met complexe problematiek
Deze afspraken zullen meer tijd en aandacht vergen dan terugkerende patiënten nodig hebben. Plan in plaats daarvan "inwerkpatiënten" die weinig aandacht nodig hebben naast nieuwe patiënten, zodat verpleegkundigen de eerste check-in van een nieuwe patiënt kunnen uitvoeren terwijl de arts met de inwerkpatiënt werkt.
- Hoewel op deze manier dubbel boeken u kan helpen om meer patiënten op een dag te zien, kan het ertoe leiden dat u in de problemen komt wanneer zich onverwachte omstandigheden voordoen. Beperk dubbele boekingen tot een minimum om problemen later te voorkomen.
- Het plannen van "inwerk"-patiënten is ook een goed middel om patiënten te triageren op basis van hun behoeften en meer afspraakruimte over te laten voor mensen met ernstigere problemen.
Stap 4. Plan uw schema rond seizoensfluctuaties in de behoeften van de patiënt
Op basis van de demografische gegevens van uw klanten, ziet u waarschijnlijk regelmatig dat er rond dezelfde tijd van het jaar veel afspraken worden geboekt. Gebruik ervaringen uit het verleden om deze seizoensfluctuaties te voorspellen en laat voldoende ruimte in het schema om aan de behoeften van uw patiënten te voldoen.
- U ziet bijvoorbeeld dat een groot aantal mensen aan het begin van een nieuw schooljaar controles voor hun kinderen plannen, waardoor u elke dag voor en na schooltijd moet proberen ruimte te maken voor deze afspraken.
- Over het algemeen zijn de drukste tijden van het jaar voor dokterspraktijken het begin van een nieuw schooljaar (d.w.z. augustus), het allergieseizoen (d.w.z. april-juni) en het griepseizoen (d.w.z. oktober-februari).
Methode 3 van 3: Een efficiënt afspraakschema handhaven
Stap 1. Maak een wekelijkse tijdlijn om je planning rond te ordenen
Uw tijdlijn moet informatie bevatten zoals hoeveel patiënten uw kantoor elke week moet plannen, hoeveel uur medewerkers kunnen werken en hoeveel dagen een patiënt kan wachten voordat hij naar een arts gaat. Als u deze informatie op uw tijdlijn heeft, kunt u de behoeften van patiënten in evenwicht brengen met die van uw kantoorpersoneel.
Als u bijvoorbeeld weet dat u al genoeg patiënten heeft ingepland om een week lang aan de behoeften van uw kantoor te voldoen, kunt u de volgende week prioriteit geven aan het plannen van patiënten die geen urgente aandoeningen hebben
Stap 2. Gebruik aangepaste golfplanning om ophoping van patiënten te voorkomen
In dit planningsmodel worden patiëntafspraken geclusterd aan het begin van het uur en wordt het einde van het uur opengelaten. Bij dit soort roosters werkt de open ruimte aan het einde van het uur als buffer voor wanneer afspraken langer duren dan verwacht of andere onvoorziene omstandigheden zich voordoen.
- Het gewijzigde wave scheduling-model zal de wachttijden voor patiënten drastisch verkorten, wat leidt tot een grotere algemene patiënttevredenheid.
- Als u aan het einde van het uur vrije tijd heeft, kunt u die tijd gebruiken om andere taken op kantoor in te halen, zoals papierwerk indienen, telefoneren of zelfs personeelsvergaderingen houden.
Stap 3. Gebruik een wachtlijst om te voorkomen dat u na een annulering ruimte in de planning verliest
Door een wachtlijst te hebben, kunt u op het laatste moment patiënten aan het schema toevoegen als een eerder geplande afspraak wordt geannuleerd. Dit minimaliseert de hoeveelheid tijd en inkomsten die uw kantoor zal verliezen wanneer een patiënt u annuleert.
Maak uw wachtlijst in digitaal formaat en stel deze zo in dat u direct een sms of e-mail kunt sturen naar patiënten op de lijst wanneer er een schema vrijkomt. Dit is veel efficiënter dan telefonisch contact met patiënten op de lijst
Stap 4. Stel aankomsttijden 20 minuten eerder in dan de afspraaktijden
Zo hebben de medewerkers van het incheckstation ruimschoots de tijd om alle benodigde informatie van een patiënt te verzamelen voor de geplande afspraak met de arts. Door afspraaktijden op deze manier te organiseren, voorkomt u vertragingen die de planning van een hele dag kunnen verstoren.
